Arbeiten mit Dokumenten

Versionsinfo zum Artikel
Gültig ab Version	2008
Gültig bis Version	Gültig für die aktuelle Version
Letzte Änderung	07/2019

Ab professional planner 8
Bis professional planner 2011

Öffnen und Schließen von Dokumenten[Bearbeiten]

Um ein Tabellendokument zu öffnen, haben Sie mehrere Möglichkeiten:

Klicken Sie im Dokumentbaum mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Dokument und wählen Sie Öffnen.
Klicken Sie im Dokumentbaum auf das gewünschte Dokument.
Wählen Sie im Registerblatt Datei den Menübefehl Öffnen....
Drücken Sie die Tastenkombination STRG+F12.

Wenn Sie ein Dokument öffnen möchten, das sich nicht im aktuellen Dokumentpfad befindet, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf das Registerblatt Datei und wählen Sie den Menübefehl Öffnen...

2. Klicken Sie im Feld Suchen in: auf das Laufwerk, in dem Sie das Dokument gespeichert haben.

3. Dann wählen Sie jenen Ordner aus, in dem Ihr Dokument gespeichert ist.

4. Klicken Sie in der Liste mit den Dateien auf das gewünschte Dokument.

5. Wählen Sie Öffnen.

Wenn Sie ein Tabellendokument schließen möchten, haben Sie mehrere Möglichkeiten:

Klicken Sie auf das X neben dem Dokumentnamen (ab Version professional planner 2010):

Klicken Sie auf das Registerblatt Datei und wählen Sie den Menübefehl Schließen.
Klicken Sie mit einem Rechtsklick auf den Reiter des Dokuments und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Schließen.
Drücken Sie die Tastenkombination STRG+F4.
Klicken Sie auf das Registerblatt Ansicht und klicken Sie auf die Schaltfläche Alle schließen. Mit diesem Befehl werden alle offenen Tabellendokumente geschlossen.

Speichern von Dokumenten[Bearbeiten]

als Tabellendokument[Bearbeiten]

Die Standardtabellendokumente von professional planner sind schreibgeschützt abgespeichert. Sie erkennen dies an dem Vermerk „RO“ (Read Only) in der Titelleiste. Der Schreibschutz kann bei Bedarf für alle oder für einzelne Dokumente im Windows Explorer entfernt werden. Dieser Schritt ist dann erforderlich, wenn Sie ein Standarddokument verändern möchten.

Um ein geöffnetes, nicht schreibgeschütztes Dokument zu speichern, haben Sie mehrere Möglichkeiten:

Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern in der Symbolleiste.
Klicken Sie auf das Menü Datei und wählen Sie den Menübefehl Speichern oder Speichern unter....
Drücken Sie die Tastenkombination STRG+S oder F12.

Bei allen drei Varianten öffnet sich ein Dialog, in dem Sie den Pfad und den Namen des Tabellendokumentes eingeben können.

Wenn Sie ein schreibgeschütztes Tabellendokument speichern, erhalten Sie die Meldung, dass dieses Dokument schreibgeschützt ist oder als Kopie geöffnet wurde. Um dieses Dokument als Kopie zu speichern, klicken Sie auf die Schaltfläche Ja und speichern Sie das Dokument wie oben beschrieben unter einem anderen Namen ab.

in ein anderes Format[Bearbeiten]

Wenn Sie den Dialog Speichern unter... wie oben beschrieben aufrufen, haben Sie die Möglichkeit, Tabellendokumente in das Excel–Format und in andere Formate zu speichern. Folgende Exportformate stehen zur Auswahl:

Excel 97-2003 Arbeitsmappe (*.xls)
HTML Datei (*.html)
HTML Datei (nur Daten) (*.html)
Text (Tabs getrennt) (*.txt)
Text (Tabs getrennt, nur Werte) (*.txt)

Dabei werden Grafiken nicht exportiert und Datenbankbezüge werden in Konstante umgewandelt. Je nach verwendetem Format kann es dabei zu Farbänderungen und anderen geringfügigen Änderungen in der Formatierung kommen.

Drucken von Dokumenten[Bearbeiten]

Um Tabellendokumente zu drucken, haben Sie folgende Möglichkeiten:

Klicken Sie im Registerblatt Datei auf den Menübefehl Drucken.
Drücken Sie die Tastenkombination Strg+P.

Bei diesen Varianten öffnet sich der Dialog Drucken, in dem Sie die Möglichkeit haben, den gewünschten Drucker auszuwählen oder druckerspezifische Einstellungen durchzuführen. Weiters können Sie sich über die Schaltfläche Vorschau das Druckergebnis anzeigen lassen. Mit der Schaltfläche OK wird das Dokument gedruckt.

Im Registerblatt Entwurf im Bereich Seite haben Sie die Möglichkeit Druckbereiche und Drucktitel festzulegen. Wenn Sie in diesem Bereich auf das Symbol klicken, öffnet sich der Dialog Seite einrichten. In diesem Dialog können Sie weitere Einstellungen, wie Seitenränder, Kopf- und Fußzeilen festlegen.

Um zu sehen, wie sich die Druckeinstellungen auf das gedruckte Dokument auswirken, klicken Sie vor dem Drucken im Registerblatt Datei auf den Pfeil beim Menüpunkt Drucken und wählen Sie die Druckvorschau aus.

Kontextmenü[Bearbeiten]

Zur schnellen Bearbeitung von Tabellendokumenten können über die rechte Maustaste zwei Kontextmenüs, das Tabellenmenü und das Registermenü aufgerufen werden:

Tabellenmenü[Bearbeiten]

Das Tabellenmenü beinhaltet eine Reihe von Bearbeitungsfunktionen für das Dokument. Es kann an beliebiger Stelle innerhalb eines Tabellendokuments über die rechte Maustaste aufgerufen werden und beinhaltet folgende Befehle:

Drillen Alle Ebenen: Drillt eine Drilldown-Abfrage oder einen Drill-down-Filter ausgehend vom geschaltenen Element auf alle darunter liegenden Elemente auf.
Drillen nächste Ebene: Drillt eine Drilldown-Abfrage oder einen Drill-down-Filter ausgehend vom geschaltenen Element auf die darunter liegende Elementebene auf.
Drillen Originalebene: Drillt eine Drilldown-Abfrage oder einen Drill-down-Filter nur auf Element der Originalebene auf.
Drillen gleiche Ebene: Drillt eine Drilldown-Abfrage oder einen Drill-down-Filter ausgehend vom geschaltenen Element auf Elemente der gleichen Ebene auf.

Sie finden eine Schaltfläche mit allen Drill-Funktionen im Registerblatt Steuerung im Bereich Steuerung unter der Schaltfläche Drillen.

Struktur abwärts: Schaltet das geöffnete Dokument ausgehend vom aktuell geschalteten Element eine Ebene nach unten.
Struktur aufwärts: Schaltet das geöffnete Dokument ausgehend vom aktuell geschalteten Element eine Ebene nach oben.
Struktur links: Schaltet das geöffnete Dokument ausgehend vom aktuell geschalteten Element in der gleichen Ebene ein Element nach oben.
Struktur rechts: Schaltet das geöffnete Dokument ausgehend vom aktuell geschalteten Element in der gleichen Ebene ein Element nach unten.

Tabelle drehen: Tauscht Struktur- und Periodendimension. Sie finden eine Schaltfläche mit der gleichen Funktion im Registerblatt Steuerung im Bereich Steuerung.

Memo hinzufügen: Der Menüpunkt erlaubt die Eingabe eines Memos zu einem Datenbankbezug. Sie finden eine Schaltfläche mit der gleichen Funktion im Registerblatt Steuerung im Bereich Memo.

Ausschneiden: Schneidet den markierten Bereich aus einer Tabelle aus und kopiert ihn in die Zwischenablage.
Kopieren: Kopiert den markierten Bereich einer Tabelle in die Zwischenablage.
Einfügen: Fügt Daten aus der Zwischenablage in die Tabelle ein.

Sie finden eine Schaltfläche mit den drei Funktion im Registerblatt Start im Bereich Zwischenablage.

Inhalte einfügen: Beim Einfügen von Daten aus professional planner-Tabellen kann hier festgelegt werden, ob Formeln (Alles), die Werte oder die Formate übertragen werden sollen. Sie finden einen Menüpunkt mit den gleichen Untermenüs im Registerblatt Start im Bereich Zwischenablage unter der Schaltfläche Einfügen.
Inhalte löschen: Löscht im Bereich der Inhalte je nach näherer Festlegung die Werte, die Formate oder beides. Sie finden einen Menüpunkt mit den gleichen Untermenüs im Registerblatt Format im Bereich Zellen unter Löschen.

Zellen formatieren...: Mit Hilfe dieses Befehls können die Zellformate des markierten Bereiches festgelegt werden. Zu den Zellformaten zählen das Zahlenformat, die Ausrichtung, Rahmen, Hintergrundfarben und Muster. Sie finden einen Menüpunkt mit der gleichen Funktion im Registerblatt Format im Bereich Zellen unter Format - Zellen formatieren....

Formelbezug bearbeiten: Dieser Menüpunkt ermöglicht den Einsatz von Datenbankbezügen innerhalb von Tabellenformeln.
Datenbankbezug bearbeiten: Der Menüpunkt öffnet ein Dialogfeld zum Bearbeiten und Einfügen von Datenbankbezügen.

Aufsteigend sortieren: Sortiert eine beliebige Liste nach der ersten markierten Spalte aufsteigend. Sie finden eine Schaltfläche mit der gleichen Funktion im Registerblatt Steuerung im Bereich Sortieren.
Absteigend sortieren: Sortiert eine beliebige Liste nach der ersten markierten Spalte absteigend. Sie finden eine Schaltfläche mit der gleichen Funktion im Registerblatt Steuerung im Bereich Sortieren.

Daten rückgängig: Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie Eingaben auf Feldbezüge rückgängig machen können. Sie finden eine Schaltfläche mit der gleichen Funktion im Registerblatt Steuerung im Bereich Rückgängig.

Zeilenhöhe...: Dieser Menüpunkt wird nur dann eingeblendet, wenn Sie eine oder mehrere Zeilen markiert haben. Sie können damit die Zeilenhöhe der markierten Zeilen definieren. Sie finden einen Menüpunkt mit der gleichen Funktion im Registerblatt Format im Bereich Zellen unter Format - Zeilenhöhe....
Spaltenbreite...: Dieser Menüpunkt wird nur dann eingeblendet, wenn Sie eine oder mehrere Spalten markiert haben. Sie können damit die Spaltenbreite der markierten Spalten definieren. Sie finden einen Menüpunkt mit der gleichen Funktion im Registerblatt Format im Bereich Zellen unter Format - Spaltenbreite....

Registermenü[Bearbeiten]

Mit dem Registermenü werden Tabellenblätter innerhalb eines Tabellendokumentes verwaltet. Das Kontextmenü der Registerblätter steht nur im Designmodus zur Verfügung. Sie gelangen in den Designmodus, indem Sie im Registerblatt Entwurf im Bereich Bearbeitungsansicht auf das Symbol klicken. Klicken Sie wiederholt auf das Symbol, so wechseln sie wieder in den Normalmodus.

Aufgerufen wird das Registermenü, wenn der Mauszeiger auf das Register am unteren Rand eines Tabellendokuments gestellt wird und man dann die rechte Maustaste aktiviert.

Das Menü enthält folgende Befehle:

Einfügen: Mit Hilfe dieses Befehls wird ein neues Tabellenblatt in das aktive Dokument eingefügt.
Löschen: Der Befehl löscht ein Tabellenblatt aus dem Dokument.
Umbenennen: Der Menüpunkt ermöglicht das Benennen von Registerblättern. Alternativ kann die Funktion durch einen Doppelklick auf das jeweilige Registerblatt aufgerufen werden.
Kopieren/Verschieben: Ermöglicht das Kopieren und Verschieben eines Tabellenblattes innerhalb des Tabellendokumentes.

Zeilen/Spalten fixieren[Bearbeiten]

Hier fixieren Sie eine oder mehrere Zeilen oder Spalten innerhalb des Tabellenblattes. Bei sehr langen Tabellen kann dies sehr nützlich sein, da die fixierten Zeilen oder Spalten nicht weggescrollt werden, d.h. immer sichtbar bleiben. Um Zeilen oder Spalten zu fixieren, klicken Sie im Registerblatt Format im Bereich Fixierung auf die Schaltfläche Fixieren. Im sich öffnenden Fenster können Sie angeben welche Zeilen und Spalten fixiert werden sollen. Wenn Sie mit OK bestätigen, wird die Fixierung aktiviert.

Um die Fixierung wieder aufzuheben, klicken Sie wieder auf die Schaltfläche Fixieren. Wenn Sie die eingestellte Fixierung erhalten möchten, müssen Sie das Dokument mit der Fixierung speichern.

Dokumente per E-Mail versenden[Bearbeiten]

Im Registerblatt Datei haben Sie über den Menübefehl Senden die Möglichkeit, das geöffnete Tabellendokument per E-Mail zu versenden. Es öffnet sich automatisch eine E-Mail-Nachricht, der das Tabellendokument als Anhang beigefügt ist. Bitte beachten Sie, dass das Dokument vor dem Versenden abgespeichert werden sollte.

Tastaturkommandos[Bearbeiten]

Struktur eine Ebene höher schalten	Alt+Richtungspfeil aufwärts
Struktur eine Ebene tiefer schalten	Alt+Richtungspfeil abwärts
Struktur links schalten	Alt+Richtungspfeil links
Struktur rechts schalten	Alt+Richtungspfeil rechts
Drillen alle Ebenen	Strg+A
Drillen gleiche Ebene	Strg+G
Drillen Monate	Strg+O
Drillen nächste Ebene	Strg+N
Abfragen Details ein/aus	F7
Abfragen aktualisieren	F5
Tabellen drehen	Strg D
Neu berechnen / Formeln aktualisieren	F9
Suchen	Strg+F
Name festlegen	F3
Bearbeitungsmodus an/aus	F6
Eigenschaften	F8
Originaldaten	Strg+Umschalt+O
Kumulation	Strg+K
Addieren Rechenleiste	Strg +
Subtrahieren Rechenleiste	Strg -
Multiplizieren Rechenleiste	Strg *
Dividieren Rechenleiste	Strg /
Eingabe Rechenleiste	Strg =

Multifunktionsleiste[Bearbeiten]

Bei einem geöffneten Tabellendokument stehen Ihnen folgende Registerblätter der Multifunktionsleiste zur Verfügung:

Öffnen und Schließen von Dokumenten[Bearbeiten]

Um ein Tabellendokument zu öffnen, haben Sie mehrere Möglichkeiten:

Klicken Sie im Dokumentbaum mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Dokument und wählen Sie Öffnen.
Klicken Sie im Dokumentbaum auf das gewünschte Dokument.
Wählen Sie im Menü den Befehl Datei/Öffnen....
Drücken Sie die Tastenkombination STRG+F12.

Wenn Sie ein Dokument öffnen möchten, das sich nicht im aktuellen Dokumentpfad befindet, gehen Sie folgendermaßen vor:

Klicken Sie auf das Menü Datei und wählen Sie den Menübefehl Öffnen...
Klicken Sie im Feld "Suchen in:" auf das Laufwerk, in dem Sie das Dokument gespeichert haben.
Dann wählen Sie jenen Ordner aus, in dem Ihr Dokument gespeichert ist.
Klicken Sie in der Liste mit den Dateien auf das gewünschte Dokument.
Wählen Sie Öffnen.

Wenn Sie ein Tabellendokument schließen möchten, haben Sie mehrere Möglichkeiten:

Klicken Sie auf das X neben dem Dokumentnamen (ab Version professional planner 2010):

Klicken Sie auf das Menü Datei und wählen Sie den Menübefehl Schließen.
Klicken Sie im Dokument links oben auf die Schaltfläche Dokument schließen.
Drücken Sie die Tastenkombination STRG+F4.
Klicken Sie auf das Menü Fenster und wählen Sie den Menüpunkt Alle schließen. Mit diesem Befehl werden alle offenen Tabellendokumente geschlossen.