Beispiel:Erstellen eines Umsatzdokuments mit Professional Services für MS Excel

In diesem Beispiel wird anhand einer Schritt für Schritt Anleitung erklärt, wie mit den professional Services für MS Excel ein Umsatzdokument aufgebaut wird. Als Vorlage für das zu erstellende Excel-Dokument dient das Standarddokument Umsatz-Deckungsbeitrag.

Anlage der benötigten pp-Tabelle

1) Öffnen Sie ein neues Excel Arbeitsbuch und stellen Sie den Mauszeiger in die Zelle B4.

2) Über die Schaltfläche pp-Tabelle in der Registerkarte Einfügen fügen Sie eine neue pp-Tabelle dem Dokument hinzu. Im Dialogfenster professional planner-Tabelle geben Sie die gewünschte Größe der Tabelle an. Für dieses Beispiel verwenden Sie z.B. folgende Größe: $B$4:$D$6

Da pp-Tabellen automatisch die richtige Größe zugewiesen wird, ist es nicht erforderlich, die endgültige Größe der Tabelle schon im Voraus zu bestimmen.

Öffnen eines Datasets

1) Nachdem Sie die pp-Tabelle eingefügt haben, erscheinen automatisch die Registerkarte professional planner und die professional planner-Steuerungsleiste. Um auf die Feldbezüge eines Datasets zugreifen zu können, müssen Sie zuerst ein Dataset über die Datasetverwaltung öffnen.

2) Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Dataset-/Server-Verwaltung und öffnen Sie die Datasetverwaltung. Über die Schaltfläche Hinzufügen können Sie das gewünschte Dataset öffnen.

Festlegen der verwendeten Feldbezüge

1) Nachdem Sie die Auswahl des Datasets bestätigt haben, finden Sie im Auswahlfeld Feldbezugsliste, im Registerblatt pp-Tabelle der Steuerungsleiste, die verfügbaren Feldbezüge. Für dieses Beispiel fügen Sie bitte folgende Feldbezüge der Feldbezugsauswahl über die Schaltfläche Feldbezug einfügen in die pp-Tabelle ein.

• Periode (32001)
• Nettoumsatz (1)
• USt %-Satz nach Schmälerungen (92)
• Rabatt %-Satz (7)
• Skonto %-Satz (8)
• Variable Kosten %-Satz (12)
• Umsatzprovision %-Satz (17)

2) Selektieren Sie den Feldbezug Periode (32001) und fügen Sie in der Feldbezugseigenschaftenposition Zusätzliche ID die Zahl "2" ein. Dadurch wird bei einem Drill-down die Struktur eingerückt. Um ein ungewolltes Überschreiben der Periode zu verhindern, stellen Sie die Eigenschaft Schreibschutz auf "Ja". Für alle anderen Feldbezüge und Einstellungen können Sie die Standardeinstellungen belassen.

Aufbau und Drilltyp einer pp-Tabelle festlegen

Eine Tabelle kann entweder in Spalten (Standard) oder in Zeilen aufgebaut werden. Bei einem spaltenweisen Aufbau wird ein Feldbezug je Spalte und die (aufgedrillten) Werte des Feldbezugs in den darunterliegenden Zeilen dargestellt. Bei einem zeilenweisen Aufbau wird ein Feldbezug pro Zeile angezeigt und die (aufgedrillten) Werte des Feldbezugs in den Spalten rechts davon dargestellt.

1) Belassen Sie den Aufbau der pp-Tabelle in der Standardeinstellung spaltenweise.

pp-Tabellen können entweder in Struktur oder in Zeit gedrillt werden. Der Drilltyp ist dabei nicht von den verwendeten Feldbezügen abhängig, sondern nur von der getroffenen Einstellung in den Tabelleneigenschaften.

2) Über die Schaltfläche Drilltyp wählen Sie bitte den Typ Zeit aus. Feldbezüge der Tabelle werden dadurch in der Zeit gedrillt.

Übertragen der getroffenen Einstellungen auf die pp-Tabelle

Um die getroffenen Einstellungen auf die pp-Tabelle anzuwenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Sichern und aktualisieren. Dadurch werden die getroffenen Einstellungen und Feldbezüge auf die pp-Tabelle übertragen und die Größe der Tabelle angepasst.

Einfügen eines pp-Zellbezugs

Mittels der eingefügten pp-Tabelle ist die aktuelle Position in der Organisationsstruktur nicht ersichtlich. Diese Information sollte unmittelbar über der pp-Tabelle mittels eines pp-Zellbezugs angezeigt werden.

1) Markieren Sie die vorhandene pp-Tabelle und wechseln Sie in die Registerkarte Entwurf. Deaktivieren Sie in der Gruppe Optionen für Tabellenformat die Option Überschrift. Dadurch wird die Überschriftenzeile der Tabelle ausgeblendet und ein pp-Zellbezug kann an dieser Stelle eingefügt werden.

2) Wechseln Sie nun zurück in die Registerkarte Einfügen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Zelle B4 selektiert haben und klicken Sie auf die Schaltfläche pp-Zellbezug. Der pp-Zellbezug wird nun in die selektierte Zelle eingefügt.

Einstellungen für einen pp-Zellbezug festlegen

1) Über das Registerblatt pp-Zellbezug in der Steuerungsleiste könnten Sie nun den gewünschten Feldbezug und die benötigten Einstellungen festlegen. Da der standardmäßig ausgewählte Feldbezug Elementbezeichnung (4760) bereits der benötigte Feldbezug ist, müssen nur noch die Eigenschaften angepasst werden.

2) Stellen Sie die Eigenschaft Schreibschutz auf "Ja" um auch hier ein ungewolltes Überschreiben der Elementbezeichnung zu verhindern.

3) Die Änderung in den Feldbezugseigenschaften wird mittels der Schaltfläche Aktualisieren auf den pp-Zellbezug übertragen.

Die gültigen Elementtypen für das Dokument festlegen

Da die in der Tabelle verwendeten Feldbezüge nur auf bestimmten Strukturtypen anwendbar sind, sollte das Dokument auch auf diese beschränkt werden.

1) Öffnen Sie den Dialog zur Beschränkung der Strukturtypen über die Schaltfläche Strukturtypen in den Einstellungen. Wählen Sie das gewünschte Dataset aus der Drop-down-Liste aus und klicken sie auf die Schaltfläche Laden Von. Dadurch werden alle vorhandenen Strukturtypen des Datasets im Anzeigefeld aufgelistet.

2) Klicken Sie nun auf die Schaltfläche None um die Auswahl der Strukturtypen zurückzusetzen.

3) Folgende Strukturtypen sollten Sie als gültig definieren:

• Unternehmen
• Profitcenter
• Umsatzbereich

4) Bestätigen Sie die getroffene Auswahl über die Schaltfläche OK.

Definierte Namen

Bestimmte Darstellungsmodi (Kumulation, Darstellung in Tausend, Währungsumrechnung) eines Dokuments können nicht über Feldbezüge abgefragt werden. Um diese Modi abzubilden, stehen in Excel sogenannte Schlüsselwörter (spezifisch vordefinierte Namen) zur Verfügung. Dies kann für die Lesbarkeit von ausgedruckten Dokumenten sehr hilfreich sein.

Für dieses Beispiel werden folgende Modi abgefragt und zu einer Formelabfrage kombiniert:

• Simulation: PP_Simulation
• Währung: PP_Currency
• Kumulation: PP_YearToDate
• in Tausend: PP_Thousand

Diese Funktionen können entweder den Wert "true" (Wahr) oder "false" (Falsch) annehmen. Fügen Sie folgende Wenn-Dann-Formel in die Zelle B3 ein:

=WENN(PP_Simulation="true";"Simulation ";"")&WENN(PP_Currency="true";"Währung ";"")&WENN(PP_YearToDate="true";"Kumulation ";"")&WENN(PP_Thousand="true";"in Tausend ";"")

Je nach Darstellungsoption werden nun die einzelnen Modi bei "true" (Wahr) aufgelistet.

Siehe auch

professional Services für MS Excel