Beispiel:Importfunktion

Professional Planner bietet die Möglichkeit, Daten aus Datenbanken von Vorsystemen (ERP-Systemen) zu importieren. Zusätzlich zur einfachen Übernahme von Werten aus dem Vorsystem kann auch die Struktur in Professional Planner mit dieser Funktion automatisch erzeugt und auch ergänzt werden. Wird z.B. im Vorsystem ein Konto neu definiert, so wird es bei dem nächsten Import auch dynamisch in Professional Planner als Element ergänzt, und die Werte werden für dieses Konto übernommen. Vorrausetzung für diese Funktionalität ist ein bestimmter Aufbau der Datentabelle.

Bitte beachten Sie, dass die Importfunktion den Importmanager nicht ersetzt, sondern parallel geführt wird.

Aufbau der Datentabelle anhand eines Beispiels

Die Datentabelle ist schematisch aufgebaut. Ein Beispiel einer Datentabelle können Sie hier downloaden. Die Tabelle besteht aus Spalten und Zeilen. Als Überschrift der einzelnen Spalten dient die Nummer des Feldbezuges von Professional Planner, auf welchen dieser Wert übernommen werden soll.

Alle Zeilen der Tabelle werden für den Import durchlaufen, wobei für jede Zeile die Werte spaltenweise übernommen werden, d.h. die Reihenfolge der Spalten definiert, welche Werte zuerst in Professional Planner übertragen werden.

Zellen der Datentabelle, die den Eintrag <NULL> haben, werden von der Importfunktion nicht berücksichtigt. In einer Datentabelle können mehrere Spalten vorhanden sein, die nicht für das Element berücksichtigt werden sollen. So ist z.B. der Feldbezug FR2201 "Lager Anfangsbestand" auf einem Element vom Typ Konto nicht definiert und kann daher nicht übernommen werden. Würde hier ein Zahlenwert in der Zelle angegeben werden, so würde Professional Planner zwar versuchen, den Wert zu schreiben, was jedoch nicht möglich ist.

Bei großen Strukturen müssen benötigte Felder durch den Eintrag <NULL> gekennzeichnet sein, da dies die Dauer der Verarbeitung entscheidend beeinflussen kann.

Verwendete Feldbezüge der Beispiel-Datentabelle

Wichtig ist, dass die Abkürzung FR (Field Reference) für Feldbezug verwendet werden muss. Hier sehen Sie eine Übersicht aller in der Datentabelle verwendeten Feldbezüge:

FR4759	Organisations-ID
FR4760	Elementbezeichnung
FR33026	Org-ID des darüberliegenden Elementes
FR2049	Konto Erfolgswirkung
FR4757	Elementtyp
FR2052	Konto Abgrenzung
FR2055	Konto Abgrenzung Bilanzkonto
FR32002	Zeit-ID
FR2002	Konto Nettoerfolg
FR2200	AV Anfangsbestand
FR2201	Lager Anfangsbestand
FR2211	Verbindlichkeiten LuL Anfangsbestand
FR700	AV Endbestand
FR701	Lager Endbestand
FR711	Verbindlichkeiten LuL Endbestand

Alle GuV- und Bilanz-Feldbezüge können von Ihnen je nach Bedarf eingetragen werden. Die Anzahl der Spalten ist abhängig von den verwendeten Feldbezügen, d.h. Sie können die Datentabelle beliebig erweitern.

Element-Einstellungen

Die Beispiel-Datentabelle besteht aus folgenden Feldbezügen:

• FR 4759 – Organisations-ID: Die allgemeine Beschreibung zum FB4759 finden Sie hier. Die Organisations-ID sollte im Idealfall eine Kombination von Kostenstelle und Kontonummer aus dem Vorsystem darstellen, da somit einfach die notwendige Eindeutigkeit gewährleistet werden kann. Die einzige Einschränkung für die Organisations-ID ist, dass diese numerisch sein muss und eine Länge von 10 Stellen nicht überschreiten darf.

• FR 4760 – Elementbezeichnung: Hier finden Sie eine Beschreibung zum FB 4760.

• FR 33026 – Server Organisations-ID: Diese Spalte gibt in Verbindung mit der Spalte FR4759 die Hierarchie der zu erstellenden Struktur an. Während die Spalte FR4759 die Organisations-ID des zu erstellenden Elementes definiert, gibt die Spalte FR33026 die Organisations-ID des Elementes an, unter dem das Element erstellt werden soll. Das in der Spalte FR33026 angegebene Element muss also schon in der Struktur bestehen.

Beispielsweise wird in der Datentabelle in der ersten Zeile das Element „KST 5001 Geschäftsführung“ mit der Organisations-ID 57500000 erzeugt. In der Zeile 4 wird durch den Eintrag 57500000 in der Spalte FR33026 definiert, dass das Element „41169 Kraftstoff“ in der Struktur unter dem Element „KST 5001 Geschäftsführung“ angelegt werden soll.

• FR 2049 – Konto Erfolgswirkung: Mit diesem Feldbezug spezifizieren Sie das Konto näher und legen fest, in welches Teilergebnis der Erfolgsrechnung der geplante Nettoerfolg einfließen soll. Die Beschreibung und alle Einstellungsmöglichkeiten zum FB2049 finden Sie hier.

• FR 4757 – Elementtyp: Hier finden Sie die Beschreibung zum FB 4757.

• FR 2052 – Konto Abgrenzung: Die Beschreibung und Einstellungen zum FB 2052 finden Sie hier.

• FR 2055 – Konto Abgrenzung Bilanzkonto: Hier finden Sie die Beschreibung zum FB 2055. Die Abgrenzung des Bilanzkontos definiert die Organisations-ID jenes Bilanzelementes, auf welches der Wert des Kontos abgrenzt werden soll. Der Eintrag der Spalte FR2055 in der Datentabelle entspricht dem Wert der Spalte FR4759 des jeweiligen Bilanzkontos. Um die Abgrenzung eines Kontos durchführen zu können, ist es notwendig, dass das gewünschte Bilanzkonto bereits in der Struktur existiert, wodurch bei der Strukturanlage die Bilanzkonten vor den Konten angelegt werden müssen. Die Abgrenzung wird von der Erfolgswirkung beeinflusst, daher muss auch der Wert für FR2049 bereits zuvor übernommen werden. Sollte standardmäßig noch keine Verbindung zu einem Hauptbilanzkonto (z.B. Forderungen LuL) vorhanden sein, so muss auch FR2052 vor der Spalte dieser Abgrenzung des Kontos übernommen werden.

Werteübernahme

Damit die Daten korrekt aus dem Vorsystem übernommen werden können, müssen zuerst alle Bilanzkonten angelegt werden, und erst danach können die GuV-Konten erzeugt werden. Für den Werteimport werden zuerst die Werte für die GuV-Konten, dann die Anfangs- und zuletzt die Endbestände importiert, um eine korrekte Bilanz zu erhalten.

• FR32002 – Zeit-ID: Dieser Feldbezug definiert die Zeit-ID, für welche nachfolgende Werte, wie z.B. Konto Nettoerfolg, auf das Element übernommen werden sollen. Die Zeit-ID muss dafür im Dataset vorhanden sein und den Konventionen von Professional Planner entsprechen.

• FR2002 – Konto Nettoerfolg: Gemeinsam mit der Spalte FR32002 enthält diese Spalte den Wert des Feldbezuges Konto Nettoerfolg für das Element in der angegebenen Periode.

Folgende Feldbezüge stehen Ihnen für die Anfangsbestände der Bilanzkonten zur Verfügung:

• FR2200 - Anlagevermögen Anfangsbestand
• FR2201 - Lager Anfangsbestand
• FR2203 - Forderungen LuL Anfangsbestand
• FR2204 - So Forderungen Anfangsbestand
• FR2208 - So Umlaufvermögen Anfangsbestand
• FR2206 - ARAP Anfangsbestand
• FR2219 - Eigenkapital Anfangsbestand
• FR2210 - Rücklagen Anfangsbestand
• FR2216 - Rückstellungen Anfangsbestand
• FR2211 - Verbindlichkeiten LuL Anfangsbestand
• FR2212 - So Verbindlichkeiten Anfangsbestand
• FR2218 - Darlehen Anfangsbestand
• FR2214 - PRAP Anfangsbestand

Hier finden Sie alle Feldbezüge für die Endbestände der Bilanzkonten:

• FR700 - Anlagevermögen Endbestand
• FR701 - Lager Endbestand
• FR703 - Forderungen LuL Endbestand
• FR704 - So Forderungen Endbestand
• FR708 - So Umlaufvermögen Endbestand
• FR706 - ARAP Endbestand
• FR719 - Eigenkapital Endbestand
• FR710 - Rücklagen Endbestand
• FR716 - Rückstellungen Endbestand
• FR711 - Verbindlichkeiten LuL Endbestand
• FR712 - So Verbindlichkeiten Endbestand
• FR718 - Darlehen Endbestand
• FR714 - PRAP Endbestand