Beispiel:Professional Services für MS Excel
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Wie erstelle ich eine Detaillistenabfrage?[Bearbeiten]
Sie können mit Hilfe einer pp-Tabelle auch Detaillistenabfragen in Excel benutzen. Der Aufbau erfolgt dabei über das Registerblatt pp-Tabelle in der Steuerungsleiste. Die Detaillistenabfrage besteht aus zwei Detailabfragen, die in den Eigenschaften eines Feldbezugs abgespeichert werden. Dabei wird das Ergebnis der ersten Detailabfrage in die Spalte/Zeile der Feldbezugsnamen und das Ergebnis der zweiten Detailliste in die Spalte/Zeile der Feldbezugswerte eingefügt.
Einfügen der Detailabfrage 1[Bearbeiten]
Wählen Sie den gewünschten Feldbezug für die erste Detailabfrage (das Ergebnis wird in Spalte 1 angezeigt) aus der Feldbezugsliste aus und fügen Sie ihn der Feldbezugsauswahl der gewünschten PP-Tabelle hinzu. Über die Feldbezugseigenschaft Typ wählen Sie die Listenabfrage aus. Die Eigenschaften des Feldbezugs werden nun angepasst, und Sie können unter dem Eigenschaftsdetail Abfrage die benötigte Abfrage für die erste Detailabfrage einfügen. Im obigen Beispiel wurde dafür der Feldbezug Elementbezeichnung (FB4760) eingefügt. Da hier die Details der Aufwendungen angezeigt werden sollen, benutzen Sie die folgende Abfrage:
(FB2049 = 985601 OR FB2049 = 983042 OR FB2049 = 983043) AND FB4751 = -1 group by FB4760 order by FB4760
Tipp: Wenn Sie im Eingabefeld der Abfrage auf das Pfeilsymbol am rechten Ende klicken, bekommen Sie ein großes Eingabefeld für die Eingabe der Abfrage angezeigt. Benutzen Sie zum Bestätigen und Verlassen des Eingabefensters die Tastenkombination STRG+Eingabe.
Einfügen der Detailabfrage 2[Bearbeiten]
Die zweite Detailabfrage wird ebenso auf dem ausgewählten Feldbezug abgespeichert. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Feldbezug in der Feldbezugsauswahl und wählen Sie den Kontextmenüeintrag Listenabfrage aus.
Im anschließenden Dialog müssen Sie den Feldbezug für die zweite Detailabfrage (das Ergebnis wird in Spalte 2 angezeigt) sowie die korrespondierende Abfrage einstellen. Bitte beachten Sie dabei, dass die Sortierung und Gruppierung der zweiten Abfrage immer mit SORTPOSITION(1) referenziert wird. Wählen Sie für dieses Beispiel den Feldbezug Aufwand/Ertrag Nettoerfolg (FB2002) aus und fügen Sie unter den Eigenschaften folgende Abfrage ein:
(FB2049 = 985601 OR FB2049 = 983042 OR FB2049 = 983043) AND FB4751 = -1 group by FB4760 SORTPOSITION(1)
Abschliessend müssen Sie im Registerblatt pp-Tabelle einen zeilenweisen Aufbau der Struktur auswählen.
Aktivieren der Detailliste[Bearbeiten]
Damit Sie die Details einer Detaillistenabfrage angezeigt bekommen, benutzen Sie die Schaltfläche Detailliste in der Gruppe Steuerung. Mit dieser Schaltfläche werden alle Detaillisten aktiviert bzw. deaktiviert.
Sie sollten die Detaillisten vor einem Drillvorgang deaktivieren, da bei einem Drillvorgang bei aktivierter Detaillistenabfrage ein ungewolltes Verschieben der Bereiche unter einer PP-Tabelle möglich ist.
Wenn Sie auf Listen- oder Einzelabfragen neue Werte schreiben und anschließend in der Registerkarte Professional Planner auf Daten senden klicken, werden im Dokument vorerst wieder die ursprünglichen Werte dargestellt. Erst wenn Sie das Dokument über die Registerkarte Professional Planner manuell aktualisieren, werden die eingegebenen neuen Werte angezeigt.
Wie erstelle ich eine berechnete Spalte/Zeile in einer PP-Tabelle?[Bearbeiten]
Um berechnete Werte (d.h. Werte, die nicht aus der Datenbank bezogen werden) in einer PP-Tabelle benutzen zu können, gibt es zwei Möglichkeiten:
Formel einfügen[Bearbeiten]
Um in einer PP-Tabelle auf die Möglichkeiten von Excel-Formeln zurückgreifen zu können, müssen Sie einen eigenen Feldbezug benutzen. Dieser Feldbezug wird als Platzhalter für die benötigte Formel verwendet und über die Schaltfläche Formel einfügen eingefügt.
Die Formel wird dabei in den Eigenschaften des Formelfeldbezugs eingegeben. Die berechneten Werte werden nicht im Dataset gespeichert und dienen nur zur Ausgabe der Berechnungen.
Input-Formular[Bearbeiten]
Wenn Sie Datenbankwerte anhand einer Excel-Formel berechnen möchten, benutzen Sie dafür den Feldbezugstyp InputFormula. Damit haben Sie die Möglichkeit, eine Excel-Formel auf einen Feldbezug anzuwenden, wobei das Ergebnis der Formel im Dataset gespeichert wird.
Fügen Sie dazu den gewünschten Feldbezug aus der Feldbezugsliste der Feldbezugsauswahl einer PP-Tabelle hinzu und wählen Sie als Feldbezugstyp InputFormula. In der Feldbezugseigenschaft Formula können Sie die gewünschte Excel-Formel hinterlegen.
Feldbezüge des Typs InputFormula zeigen immer nur das Ergebnis der Excel-Formel und nicht den tatsächlich gespeicherten Wert des Datasets an.
Formeln in PP-Tabellen folgen der Syntax und den Konventionen von Excel und beginnen mit einem Istgleich-Zeichen „=“. Die folgende Formel berechnet die Differenz zweier Spalten:
=Tabelle1[[#Diese Zeile];[Spalte1]]-Tabelle1[[#Diese Zeile];[Spalte2]]
Wie kann ich auf die Informationen von definierten Namen zugreifen?[Bearbeiten]
Bestimmte Darstellungsmodi (Kumulation, Darstellung in Tausend, Währungsumrechnung) eines Dokuments können nicht über Feldbezüge abgefragt werden. Um diese Modi abzubilden, stehen in Excel sogenannte definierte Namen (Schlüsselwörter) zur Verfügung. Dies kann für die Lesbarkeit von ausgedruckten Dokumenten sehr hilfreich sein.
Sie können die Services für Excel-spezifischen Namen in jeder Excel-Formel einfach durch Eingabe des Namens verwenden.
Folgende Formel überprüft, ob die Darstellung in Tausend aktiviert wurde:
=WENN(PP_Thousand="true";"in Tausend";"")
Folgende Formel zeigt das Datum der letzten Datenaktualisierung an:
=PP_LastRefresh
