Importmanager Übernahme
Die Übernahme der zugeordneten Daten starten Sie mit Hilfe der Schaltfläche am Deckblatt des Importmanagers.
Für die Übernahme stehen Ihnen eine Reihe von Optionen zur Verfügung, die Sie ebenfalls am Deckblatt einstellen können.
Inhaltsverzeichnis
Dataset[Bearbeiten]
Hier sehen Sie, in welches Dataset Sie importieren.
Per "Drag & Drop" können Sie das Dataset, welches Sie mit Werten bespielen möchten, auf den Importmanager ziehen.
Startelement[Bearbeiten]
Um die Datenübernahme auf einen bestimmten Bereich der Organisationsstruktur zu beschränken, können Sie für die Übernahme ein Startelement festlegen. Diese Beschränkung kann besonders im Fall von großen Konzernstrukturen sinnvoll sein, da Sie dadurch die Dauer der Übernahme deutlich verkürzen können. Auch in den Fällen, in denen die Option Nullsetzen vorhandener Daten eingesetzt wird, kann es notwendig sein, dies auf Teile der Struktur zu beschränken.
Um ein Startelement festzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten. Die Strukturauswahl wird angezeigt.
Hier müssen Sie lediglich das Organisationselement markieren und die Auswahl mit OK bestätigen.
Die Auswahl eines Startelements kann nur mit Hilfe der Schaltfläche am Deckblatt durchgeführt werden. Doppelklicken im Organisationsbaum oder "Drag & Drop" werden nicht unterstützt.
Periode von ... bis ...[Bearbeiten]
Mit Hilfe der Perioden-Einstellungen legen Sie fest, für welche Perioden im professional planner-Dataset Werte übernommen werden sollen. Zusätzlich wirkt die Einstellung auf das Nullsetzen. Die über die Tabelle zur Festlegung der nullzusetzenden Feldbezüge bestimmten Daten im Dataset werden für die ausgewählten Perioden gelöscht.
Standardmäßig ist keine Übernahmeperiode eingestellt. Sie müssen eine gültige Periode bzw. einen gültigen Zeitraum einstellen, um einen Übernahmelauf zu ermöglichen.
Die Periode für die Übernahme wird normalerweise einfach über das linke der beiden Drop-Down-Felder Von: ausgewählt. Im Bis:-Feld wird automatisch dieselbe Periode übernommen.
Hinweis: Sie können einen Jahres-, Quartals- oder Monatswert für die Übernahme einstellen. Wenn Sie z.B. ein Quartal auswählen, werden alle Werte mit diesem Quartalskennzeichen übernommen, nicht hingegen Werte mit Monatskennzeichen, die ebenfalls im ausgewählten Quartal liegen.
Das zweite Drop-Down-Feld benutzen Sie nur, wenn Sie einen Zeitraum von mehreren zusammenhängenden Perioden auswählen wollen. In diesem Fall stellen Sie im linken Feld den Anfang und im rechten Feld Bis: das Ende der Übernahmeperiode ein.
Siehe auch: Transformation der Basisdaten
Nullsetzen[Bearbeiten]
Wenn Sie das Kontrollkästchen Nullsetzen vorhandener Daten aktivieren, wird die Funktion bei der Übernahme der Daten durchgeführt. Die Einstellungen zum Nullsetzen legen Sie auf dem Blatt Nullsetzen in der Zuordnungstabelle fest.
Das Nullsetzen wird nur in den auf dem Deckblatt ausgewählten Perioden durchgeführt. Beim Nullsetzen werden nur jene Bereiche der Organisationsstruktur bearbeitet, die unterhalb des ausgewählten Startelements liegen.
Hinweis: Achten Sie darauf, dass der Durchlauf der Übernahme immer höher ist, als jener beim Nullsetzen.
Daten umrechnen (Euro)[Bearbeiten]
Wenn Sie das Kontrollkästchen Daten umrechnen (Euro) auswählen, wird davon ausgegangen, dass die Übernahmedaten in einer Fremdwährung vorliegen und mit dem im Dataset gespeicherten Währungsumrechnungsfaktor übernommen werden sollen.
Die importierten Daten werden mit dem Umrechnungsfaktor multipliziert und anschließend übernommen.
Ursprungsdaten kumuliert[Bearbeiten]
Das Kontrollkästchen Ursprungsdaten kumuliert aktivieren Sie dann, wenn die Übernahmedaten in kumulierter Form vorliegen. Das bedeutet, dass die Monats- oder Quartalswerte über alle Perioden des aktuellen Jahres aufaddiert worden sind und so im Übernahmedatenbestand stehen.
Diese Technik wird im Falle von Bewegungsdaten beispielsweise dann angewendet, wenn eine genaue Periodenabgrenzung zwischen den Übernahmen nicht gegeben ist (z.B. in der Buchhaltung Nachbuchungen für an sich bereits abgeschlossene Monate). Durch eine kumulierte Übernahme werden alle Abweichungen in den aktuellen Übernahmemonat verschoben; ältere Berichte müssen nicht verändert werden.
Additiv[Bearbeiten]
Durch die Aktivierung dieser Option erreichen Sie, dass die Übernahmewerte die Ursprungswerte in der Datenstruktur nicht überschreiben. Stattdessen werden sie addiert.
Ein Anwendungsfall für diese Technik ist die Übernahme von Daten aus mehreren Niederlassungen eines Unternehmens mit jeweils eigenen Buchhaltungs- und Kostenrechnungsmandanten. Dabei können in jedem Mandanten Kostenstellen aller Niederlassungen angebucht werden.
Bei der aufeinanderfolgenden Übernahme der einzelnen Mandanten würden standardmäßig die Daten der später übernommenen Mandanten die der ersten eingespielten Mandanten überschreiben. Durch die additive Übernahme wird das verhindert.
Übernahme nur bei vollständiger Zuordnung[Bearbeiten]
Mit dieser Option stellen Sie sicher, dass ein Datenübernahmelauf nur gestartet werden kann, wenn alle Übernahmedatensätze eindeutig auf die Struktur des Datasets zugeordnet sind. Die aktuelle Zuordnungsliste wird automatisch geprüft; fehlt eine Zuordnung, erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung beim Start der Übernahme.
Im Protokoll "Übernahme" wird die Ursache für den Abbruch angezeigt.
Wenn Sie einige Sätze aus dem Datenbestand bewusst nicht übernehmen wollen, dann treffen Sie dafür die Einstellung "Nicht zuordnen" in der Zuordnungsliste (Schaltfläche Nicht zuordnen). Die so gekennzeichneten Datensätze ("N", "n") werden bei der Übernahme nicht berücksichtigt.
Hinweis: Bei automatischen Übernahmeläufen, die durch eine automatische Datenzuordnung unterstützt werden, ist es oft nicht gewünscht, dass einige wenige nicht zugeordnete Werte einen sehr umfangreichen Lauf stoppen. Die fehlenden Werte können in diesem Fall dem Übernahmeprotokoll entnommen und von Hand nachgetragen werden. In diesem Fall sollten Sie Übernahme nur bei vollständiger Zuordnung nicht aktivieren.
Ausgewählte Schritte starten[Bearbeiten]
Die Definitionen von Datenquelle, Transformation, Zuordnung und Übernahme bleiben im Importmanager-Dokument gespeichert und können für weitere Übernahmen verwendet werden. In vielen Fällen muss dabei nur eine neue Importdatei ausgewählt bzw. der Importzeitraum verändert werden.
In solchen Fällen können Sie alle ausgewählten Arbeitsschritte in einem Zug mit Hilfe der Schaltfläche Ausgewählte Schritte durchführen starten. Die Schritte, die tatsächlich ausgeführt werden sollen, aktivieren Sie über die Optionen (Häkchen) vor den einzelnen Arbeitsschritten.
Der Befehl hat folgende Auswirkungen auf die einzelnen Arbeitsschritte einer Übernahme:
- Import: Die Daten aus der Datenquelle werden neu in den Importdatenbestand im Dataset eingelesen. Bereits vorhandene Daten im aktiven Datenbestand werden gelöscht.
- Transformation: Die Daten aus dem Importdatenbestand werden neu transformiert und in den aktiven Transformationsdatenbestand übernommen. Vorhandene Transformationsdaten werden gelöscht.
Hinweis: Die Transformation muss immer durchgeführt werden, wenn neue Basisdaten importiert wurden.
- Zuordnung: Es wird eine automatische Zuordnung durchgeführt. Vorhandene automatische Zuordnungen werden verändert, falls sich das aus neuen Einstellungen ergeben sollte.
Hinweis: Wenn alle Kennungen manuell zugeordnet wurden bzw. wenn es keine Änderungen bei den Kennungen im neuen Importdatenbestand gibt, kann diese Option deaktiviert werden. Vor allem bei großen Datenbeständen ist dies zu empfehlen, um die Gesamtdauer des Datenimports zu verkürzen.
- Übernahme: Die Übernahme wird für die ausgewählten Perioden durchgeführt.
Falls die Einstellung "Übernahme nur bei vollständiger Zuordnung" aktiv ist, wird die Übernahme nur durchgeführt, wenn die Zuordnung (z.B. durch die automatische Zuordnung) vollständig ist.
Der Befehl Ausgewählte Schritte durchführen steht nur zur Verfügung, wenn alle notwendigen Definitionen für die aktivierten Arbeitsschritte bereits vorgenommen worden sind. Fehlt eine Definition bei einem dieser Schritte, ist die Schaltfläche gesperrt.
