Importmanager Zuordnung
Nach dem Transformieren stehen die importierten Datenbestände in professional planner in geordneter und standardisierter Form zur Verfügung. Sie haben aber noch keinerlei Auswirkungen auf die im Dataset errechneten Ergebnisse von Bilanz, Erfolgsrechnung und Finanzplan.
Um diese Wirkung zu erzielen, müssen die Daten erst in die rechnenden Werte eines PP-Datasets (die sogenannten Feldbezüge) übernommen werden.
Für diese Übernahme ist eine eindeutig definierte Beziehung zwischen Datensätzen und Strukturelementen erforderlich. Im Importmanager stellen Sie diese Beziehung über Zuordnungen her. Zuordnungen werden als eigene Datenbestände in den Datasets gespeichert.
Inhaltsverzeichnis
Allgemeine Informationen[Bearbeiten]
Die Zuordnungstabelle enthält mindestens zwei Tabellenblätter.
Wenn Sie für die automatische Zuordnung zwei oder mehrere Kennungen verwenden, wird für jeden Kennungsteil ein weiteres Tabellenblatt hinzugefügt.
Für die Zuordnung der Datensätze auf die Organisationsstruktur stehen zwei Techniken zur Verfügung.
Die eindeutige Zuordnung eines Datensatzes erfolgt über die drei Parameter
Die Organisations-ID und die Feldbezugs-ID werden in der Zuordnungstabelle festgelegt. Die Zeit-ID wird bereits in der Transformation definiert. Für welche Perioden Daten übernommen werden sollen, legen Sie am Deckblatt in den Übernahme-Optionen fest.
Zusätzlich werden für jeden zugeordneten Datensatz zwei weitere Parameter festgelegt:
- Faktor
- Durchlauf
Die Werte aus dem zu übernehmenden Datenbestand werden automatisch mit dem Faktor multipliziert. Standardmäßig ist der Faktor „1“ und hat daher keine Wirkung.
Abweichende Faktoren können z.B. für einen Vorzeichenwechsel für Passivkonten, für die Darstellung in Tausend oder auch für einen Umrechnungsfaktor in Konzernwährung verwendet werden.
Wenn Sie Erfolgs- und Bilanzdaten aus einem Datenbestand in einem Lauf einlesen, müssen Sie darauf achten, dass zunächst die Erfolgsdaten fertig eingespielt werden und erst danach die Bilanzdaten. Die Bilanzdaten werden beim Übernehmen der Erfolgsdaten durch das Rechenwerk von professional planner automatisch verändert und anschließend durch Importieren der Bilanzendbestände richtiggestellt.
Um diese Reihenfolge sicherzustellen, können Sie eine Nummer für den Durchlauf in die Zuordnung einfügen. Die Daten werden dann in aufsteigender Reihenfolge der Durchlaufnummern übernommen. Standardmäßig hat der Lauf für die Erfolgsdaten die Nummer „0“, für Bilanzdaten vergeben Sie dann eine „1“. Je nach verwendeter BCL kann die Unterteilung in noch mehr Durchläufe sinnvoll sein.
Manuelle Zuordnung[Bearbeiten]
Im Blatt manuell können Sie gezielt Zuordnungen per Hand durchführen. In diesem ersten Blatt werden alle Datensätze angezeigt, egal, ob sie bereits manuell oder automatisch zugeordnet worden sind oder sie noch unzugeordnet sind.
Diese Technik kann auf Datenbestände sowohl mit einer als auch mit mehreren Kennungen angewendet werden. Dabei werden im ersten Blatt der Zuordnungsliste Einstellungen für die verwendeten Feldbezüge, den Faktor und den Durchlauf getroffen. Durch Anklicken eines Strukturelementes im Strukturbaum wird dann die Zuordnung durchgeführt.
Neben den Werkzeugen für die manuellen Zuordnungen stehen Ihnen in diesem Blatt eine Reihe von Filtermöglichkeiten auf die angezeigten Datensätze zur Verfügung. Die Standardeinstellung nach dem ersten Öffnen der Zuordnungstabelle zeigt nur jene Kennungen, die noch nicht zugeordnet wurden („Daten gefiltert“).
In der Zuordnungstabelle stehen Ihnen alle Funktionen zum Bearbeiten der Datensätze in der Symbolleiste zur Verfügung.
Die detaillierte Beschreibung der einzelnen Schaltflächen finden Sie auf der Seite Zuordnungstabelle Symbolleisten.
Automatische Zuordnung[Bearbeiten]
Das automatische Zuordnen beruht auf der Überlegung, dass sowohl in professional planner-Strukturen als auch in den zu übernehmenden Datenbeständen oft gleichbleibende Muster auftauchen. Der typische Fall für ein solches Muster sind immer gleiche Kostenarten innerhalb der verschiedenen Kostenstellen oder Profitcenter.
Weitere Beispiele solcher Muster sind gleiche Warengruppen oder Dienstleistungen in unterschiedlichen Standorten oder ein einheitlicher Bilanzaufbau in unterschiedlichen Unternehmen eines Konzerns.
Im Fall der Kostenstellen lassen sich eindeutig zwei Dimensionen unterscheiden: die Kostenstelle und die Kostenart. Um z.B. ein Unternehmen mit 50 Kostenstellen und 100 Kostenarten manuell zuzuordnen, sind 5000 Zuordnungsvorgänge erforderlich; werden die beiden Dimensionen getrennt zugeordnet, reichen 150 Zuordnungen aus, um den gleichen Informationsgehalt zu erzeugen.
In der Praxis enthalten Ist-Daten aus Vorsystemen oft Kostenstellen und Kontennummern u.a.m. Diese Informationen sind dafür geeignet, einen Datensatz einem Element in der Organisationsstruktur eindeutig zuzuordnen. Im Importmanager werden sie als einzelne Kennungen gespeichert.
Für die Verknüpfung mit der professional planner-Struktur eignen sich besonders folgende Feldbezüge:
- Elementbezeichnung (4760)
- Kommentar (4762)
- Kommentar 2 (4874)
- Organisations-ID (4759)
- Gruppenfelder 1-10 (4763-4772)
Die Nummern in Klammern sind die Feldbezugsnummern. Die Elementbezeichnung und der Kommentar sind alphanumerisch. Das Organisations-ID-Kennzeichen und die Gruppenfelder sind ganzzahlig.
Während das Organisations-ID-Kennzeichen fix vom System vergeben wird und innerhalb eines Datasets immer eindeutig ist, können die anderen Felder frei vergeben werden und sind daher nicht zwingend eindeutig.
Neben den oben erwähnten Feldbezügen können auch beliebige andere Feldbezüge als Kennungen benutzt werden. Speziell bei frei definierten Business Content Libraries können unterschiedlichste Text- und Statistikfelder für diese Aufgabe Verwendung finden.
Für die Bearbeitung der einzelnen Kennungsteile stehen Ihnen alle notwendigen Funktionen in der Symbolleiste zur Verfügung. Die detaillierte Beschreibung der einzelnen Schaltflächen finden Sie auf der Seite Zuordnungstabelle Symbolleisten.
Nullsetzen vorhandener Daten[Bearbeiten]
In vielen Fällen werden Ist-Daten aus dem Import-Datenbestand über die vorhandenen Plandaten eines professional planner-Datasets übernommen. Dabei werden aber nur jene Elemente und Feldbezüge in professional planner angesprochen, für die auch tatsächlich Ist-Daten vorhanden sind. Wurde ein Bereich im Ist-System nicht gebucht, können auch nach der Datenübernahme Plandaten im professional planner-Dataset erhalten bleiben.
Um das zu vermeiden, können Sie die Option Nullsetzen vorhandener Daten im Deckblatt des Importmanagers benutzen. Wenn Sie diese Option auswählen, werden bei der Datenübernahme im festgelegten Zeitraum zuvor definierte Planwerte auf Null gesetzt. Um den Übernahmevorgang nicht unnötig zu verlangsamen, können die betroffenen Feldbezüge nach Bedarf ausgeweitet oder eingeschränkt werden.
Die Tabelle zum Festlegen der Feldbezüge und Elementtypen zum Nullsetzen finden Sie als zusätzliches Blatt in der Zuordnungstabelle.
Standardmäßig ist die Tabelle mit den am häufigsten verwendeten Feldbezügen und den dazugehörigen Elementtypen vorbelegt.
Die Tabelle besteht aus neun Spalten:
- Feldbezug: In diese Spalte wird die Nummer des Feldbezuges eingetragen, der auf Null gesetzt werden soll. Welche Feldbezüge verwendet werden, hängt von der jeweiligen BCL ab.
- Typ: Hier wird der Elementtyp festgelegt, für den das Nullsetzen gelten soll. Die Auswahl erfolgt durch Eingabe der Elementtypnummer. Die angezeigten Typen sind von der verwendeten BCL abhängig. In der BCL Finance (de) können Sie den Elementtyp über den Feldbezug Elementtyp (4757) auslesen.
- Durchlauf: Mit diesem Feld bestimmen Sie die Reihenfolge zum Nullsetzen. Die Feldbezüge mit der Einstellung „0“ werden im ersten Schritt auf Null gesetzt, danach folgen jene mit höheren Nummern. Im Allgemeinen werden Erfolgswerte immer zuerst importiert, gefolgt von den Bilanzwerten.
- Wert: In dieses Feld können Sie einen Wert eingeben, der beim Nullsetzen auf den festgelegten Feldbezug geschrieben wird. Standardmäßig ist der Wert null.
Hinweis: Der Feldbezug Nettoerlöse (101) wird immer mit dem Wert 0,0001 beschrieben. Dies ist erforderlich, wenn auf Umsatzbereichen der Wareneinsatz importiert wird, in der betreffenden Periode aber keine Umsätze verbucht werden.
- Aktive: In dieser Spalte können Sie durch einfaches Anhaken der Kontrollkästchen die in der Liste festgelegten Feldbezüge zum Nullsetzen aktivieren oder deaktivieren.
- Name: Diese Spalte zeigt die Namen der Feldbezüge an. Wenn Sie der Liste einen neuen Feldbezug hinzufügen, wird die Feldbezugsbezeichnung automatisch in dieses Feld eingetragen.
Wenn Sie die Eigenschaft Selektives Nullsetzen aktiviert haben, können Sie in folgenden Spalten Elemente definieren, die vom Nullsetzen ausgenommen werden.
- Gruppenfeld: In dieser Spalte tragen Sie die Feldbezugsnummer des Gruppenfeldes ein, indem jene Elemente markiert sind, die nicht auf Null gesetzt werden sollen.
- Kennung: In der Spalte „Kennung“ tragen Sie die Kennung, mit der die Elemente identifiziert werden, ein.
- Gruppenfeld-Name: Hier wird Ihnen der Name des Gruppenfeldes angezeigt.
Für die Bearbeitung der Tabelle zum Nullsetzen stehen Ihnen alle notwendigen Funktionen in der Symbolleiste zur Verfügung. Die detaillierte Beschreibung der einzelnen Schaltflächen finden Sie auf der Seite Zuordnungstabelle Symbolleisten.
Zuordnungen auf Zusatzfelder[Bearbeiten]
Wenn Sie die Daten auf Zusatzfelder importieren, sind weitere Einstellungen notwendig.
Dazu finden Sie zwei weitere Spalten in der Zuordnungstabelle: Zusatz und Zusatzparameter.
Importieren von Zuordnungen[Bearbeiten]
Bei geöffnetem Importmanager finden Sie im Menü Extras den Befehl Importieren von Zuordnungen.
Diese Funktion kann zum Sichern einer Zuordnungstabelle innerhalb eines Datasets verwendet werden, oder auch um eine Zuordnungstabelle von einem Dataset in ein anderes zu übertragen.
Kopieren von Zuordnungen[Bearbeiten]
Die Funktion „Zuordnung kopieren“ finden Sie bei geöffneten Importmanager im Menü unter Extras. Sie kann im Importmanager für verschiedene Zwecke eingesetzt werden.
- Sicherungskopie einer Zuordnungstabelle
- Übertragen einer Zuordnungstabelle in ein weiteres Dataset
Das Dialogfenster „Zuordnung kopieren“ teilt sich in folgende Teile:
- Quelle
- Vorhandene Zuordnungen
- Ziel
- Zuordnungsname
Im Feld Quelle werden alle Datasets angezeigt, die in der aktiven Sitzung geöffnet sind. Um ein Dataset auszuwählen, markieren Sie die gewünschte Datei mit einem Mausklick.
Im Feld Vorhandene Zuordnungen werden alle Zuordnungstabellen angezeigt, die in jenem Dataset vorhanden sind, das Sie im Feld „Quelle“ markiert haben. Um eine Zuordnungstabelle zu kopieren, markieren Sie die Zuordnung mit einem Mausklick.
Im Feld Ziel werden ebenfalls alle Datasets angezeigt, die in der aktiven Sitzung geöffnet sind. Sie können die Tabelle im selben Dataset, das Sie als Quelle ausgewählt haben, kopieren oder wahlweise in ein anderes Dataset übertragen. Um das Zieldataset auszuwählen, markieren Sie die gewünschte Datei mit einem Mausklick.
Im Feld Zuordnungsname wird automatisch der Name der ausgewählten Zuordnung mit der Erweiterung „_Kopie“ als Bezeichnung für die neue Zuordnungstabelle vorgeschlagen. Diesen Namen können Sie im Eingabefeld noch ändern.
Hinweis: Beachten Sie bei der Wahl des neuen Namens, dass dieser in dem Zieldataset eindeutig sein muss und maximal 32 Zeichen betragen darf.
Beim Kopieren einer Zuordnungstabelle werden nicht nur die Zuordnungen auf die Elemente, sondern auch alle Einstellungen, wie Feldbezüge, Übersetzungen usw., und die Einstellungen der Tabelle zum Nullsetzen kopiert.
