Memo

Die Aufgabe eines Memos besteht darin, Notizen und Anmerkungen zu den einzelnen Strukturelementen und Werten innerhalb eines Datasets festzuhalten. Es sind unterschiedliche Zuordnungen möglich (Organisation, Zeit, Feldbezüge bzw. alle Kombinationen). Auch Ersteller, Datum, Betreff werden innerhalb des Memos gespeichert, um eine effektive Verwaltung zu ermöglichen.

• Ab professional planner 8
• Bis professional planner 2011

Memos anlegen und bearbeiten

Es stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung neue Memos anzulegen und zu bearbeiten:

• Einen Schnellzugriff auf die wichtigsten Memofunktionen haben Sie direkt in den Tabellendokumenten über die Memobar.
• Für Auswertungszwecke, sowie für alle sonstigen Arbeiten mit Memos steht Ihnen alternativ das Memo-Dokument zur Verfügung.

Arbeiten mit Memos in Tabellendokumenten

Öffnen Sie ihr gewünschtes Standarddokument oder ein beliebiges anderes Tabellendokument. Um Memos in einem Tabellendokument anlegen zu können, müssen Feldbezüge im Dokument vorhanden sein. Öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf den Feldbezug, auf dem Sie ein Memo erfassen möchten, das Kontextmenü. Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Memo hinzufügen... aus. Wenn die Memobar nicht bereits eingeblendet ist, wird sie mit der Auswahl dieses Befehls eingeblendet. Durch den Aufruf über das Kontextmenü wird automatisch ein neues Memo angelegt. Alternativ zum Kontextbefehl können Sie auch die Schaltfläche Memo hinzufügen im Registerblatt Steuerung betätigen. In der Memobar können Sie weitere Memos erfassen, Formatierungen durchführen und die Zuordnung zu Struktur, Periode und Feldbezug bearbeiten.

Wenn Sie kein neues Memo hinzufügen, sondern nur bestehende Memos bearbeiten möchten, dann können Sie die Memobar auch über das Registerblatt Ansicht fix einblenden.

Arbeiten mit Memos im Memo-Dokument

Sie können das Memo-Dokument im Dokumentbaum im Verzeichnis Workflow mit dem Namen 03. Memo finden. Alternativ dazu können Sie auch über das Registerblatt Datei - Neu ein neues Memo-Dokument anlegen. Mit der Neuanlage gelangen Sie zum gleichen Dokument wie über den Dokumentbaum.

Im Dokument wird Ihnen eine Liste aller bestehenden Memos angezeigt. In der ersten Zeile der Liste können Sie jede einzelne Spalte nach einem Suchtext filtern. Sie können hier nach beliebigen Teilen des Suchtextes filtern. Wenn Sie ein Memo in der Liste markieren, wird im unteren Bereich dessen Memotext angezeigt. Hier haben Sie die Möglichkeit Formatierungen zu definieren und Screenshots einzufügen. Der Memobetreff kann von Ihnen direkt in der Memoliste geändert werden.

Über das Registerblatt Memo in der Multifunktionsleiste können Sie Memos hinzufügen und löschen. Des Weiteren können Sie für ein markiertes Memo die Zuordnung zu Organisationselement, Periode und Feldbezug verändern. Wenn Sie eine neue Zuordnung zu einer der Dimensionen treffen, so erscheint ein Dialog, in dem Sie im Strukturbaum, im Periodenbaum oder in der Feldbezugsliste ihre Auswahl für das Memo treffen können. In der Memoliste ist auch die Mehrfachmarkierung möglich, es können also mehrere Memos gleichzeitig bearbeitet werden.

Memos anzeigen

In Dokumenten und im Strukturbaum werden Memos mit der Zuordnung zu einem Organisationselement, zur Periode und zu einem Feldbezug mit einem roten Dreieck markiert. Wird ein Memo nicht allen drei Dimensionen zugeordnet, dann wird es nicht markiert.

Wenn Sie im Tabellendokument die Zelle des markierten Feldbezugs selektieren, wird die Memobar automatisch eingeblendet. Damit haben Sie Zugriff auf Detailinformationen zum Memo und können diese auch bearbeiten. Wenn Sie den Mauszeiger über dem roten Dreieck im Strukturbaum oder im Tabellendokument positionieren, erscheint eine Kurzinformation zum ersten Memo, das am Element bzw. am Feldbezug erfasst ist. Es werden Ihnen der Ersteller, der Memobetreff, der Memotext und das Datum der letzten Änderung dargestellt.

Wenn Sie die Memoinformation über ein rotes Dreieck im Tabellendokument einblenden und im erscheinenden Fenster auf das Sprechblasen-Symbol klicken, wird automatisch die Memobar mit den Detailinformationen zum Memo eingeblendet. Blenden Sie die Memoinformationen hingegen über ein rotes Dreieck im Strukturbaum ein und klicken Sie dann auf das Sprechblasen-Symbol, so wird das Memo-Dokument geöffnet.

Möchten Sie nicht nur einzelne Memos, sondern alle Memos des Datasets anzeigen lassen, können Sie auf das Memo-Dokument oder auf den Memo Report zurückgreifen. Mit dem Memo-Dokument können Sie Memos hinzufügen, bearbeiten, löschen und filtern. Der Memo Report dient hingegen nur Auswertungszwecken und ermöglicht das Auflisten und Filtern von Memos, jedoch keine Bearbeitung.

Memos abfragen

Abfragen auf Memos dienen nur zu Auswertungszwecken, dass heißt auf Abfrageergebnisse von Memos kann nicht geschrieben werden.

Folgend finden Sie drei Beispiele zu Abfragen auf Memos:

• Listenabfrage auf Memos
• Memos auf zeitlicher Originalebene anzeigen
• Memos ohne Berücksichtigung der Zeitperioden anzeigen

Memos drucken

Sie können Memolisten mit Hilfe des Memo-Dokuments ausdrucken. Wenn Sie die gesamte Memoliste ausdrucken möchten, dann klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle in der Liste und wählen Sie den Eintrag Memoliste drucken aus. Alternativ dazu können Sie auch beliebige Memos markieren und über die Multifunktionsleiste mit dem Befehl Drucken im Registerblatt Datei drucken.

Für das Drucken über die Multifunktionsleiste können Sie selbst ein Format über die Datei Memoheader.rtf festlegen, die sich im OLCAP-Verzeichnis befindet. Öffnen Sie die Datei und formatieren Sie beispielhaft den Ausdruck eines Memos. Die Formatierung können Sie zum Beispiel über Microsoft Word vornehmen. Folgende Schlüsselwörter stehen Ihnen für die Memoinformationen zur Verfügung:

Schlüsselwort	Bedeutung
M_USER	Ersteller
M_SUBJECT	Betreff
M_BUDGET	Budgetname
M_CREATED	Erstellt
M_LASTEDIT	Letzte Bearbeitung
M_ORG	Strukturelement
M_TIME	Zeitelement
M_FUNC	Funktionselement
M_CONTENT	Memotext

Sie können die Datei Memoheader.rtf beliebig formatieren und die Schlüsselwörter als Platzhalter für die Informationen beim Druck einfügen.

Siehe auch

• Memobar
• Memo Report

Man kann direkt in einem Tabllendokument über die rechte Maustaste Memos anlegen. Für die Verwaltung eines Memos stehen Ihnen das Dokument Memo Report und Memo im Ordner Workflow zur Verfügung. Sie können sich aber auch selbst ein Memo-Dokument über das Menü Datei\Neu... neu anlegen.

Anlegen von Memos

Um ein neues Memo anlegen zu können, öffnen Sie ein beliebiges Tabellendokument, aktivieren das Kontextmenü mit der rechten Maustaste und wählen darin den Befehl Memo hinzufügen aus. Alternativ können Sie ein Memo auch über die Schaltfläche Memo einfügen (Symbolleiste Eingabe) oder über den Menüpunkt Einfügen\Memo... erstellen. Bitte beachten Sie, dass Sie bei der Erstellung eines Memos dabei auf einer Zelle stehen müssen die einen Datenbankbezug beinhaltet.

Im nun erscheinenden Dialog haben Sie die Möglichkeit den Betreff, den eigentlichen Memoinhalt und die Gültigkeitsbeschränkung zu definieren. Mit Hilfe der Gültigkeitsbeschränkung können Sie das Memo einem bestimmten Element, einem Zeitraum und/oder einem Feldbezug zuordnen.

Sie können Memos auch nachträglich in Bezug auf Text, Betreff und Gültigkeitsbeschränkung bearbeiten (siehe auch Memo (*.pme)).

Anzeigen und Bearbeiten von Memos

Für das Anzeigen von Memos werden Ihnen in professional planner verschiedene Wege angeboten. So können Sie gespeicherte Memos über

• die Memoleiste (Anzeige und beschränkte Bearbeitungsmöglichkeit)
• das Tabellendokument Memo|Memo.ptb (Anzeige mit Filter- und Suchmöglichkeit)
• das Memo.pme (Anzeige mit Filter- und Suchmöglichkeit und voller Bearbeitungsmöglichkeit)

erstellen, anzeigen bzw. bearbeiten.

Die folgende Tabelle gibt Ihnen eine schnelle Übersicht über die vorhandenen Möglichkeiten und deren Funktionalitäten:

leer	Anzeige	Filter	Suche	Schalten Struktur/Zeit	Bearbeitung
Memoleiste	ja	nein	nein	ja	Memoinhalt
Tabellendokument Memo Report.ptb	Liste	ja	ja	ja	nein
Memo.pme	Liste	ja	ja	nein	voll

Memoleiste

Unter dem Menüpunkt Ansicht/Symbolleisten/Memo können Sie die Memoleiste aktivieren und deaktivieren. Die Memoleiste erlaubt einen schnellen Zugriff auf jene Memos, die sich auf die Perioden, Elemente und Feldbezüge der aktuellen Cursorposition im Dokument beziehen. In der Memoleiste werden

• die Anzahl der gültigen Memos (bezogen auf die Cursorposition),
• der Betreff des aktiven Memos,
• der Anmeldename des Benutzers, der das Memo eingegeben hat,
• das Datum und die Uhrzeit der Erstellung sowie
• durch grafische Symbole die Zuordnung auf Struktur, Periode und Feldbezug

angezeigt.

Mit der Schaltfläche Editiermodus ein/aus können Sie den Editiermodus eines Memos aktivieren bzw. deaktivieren und so nachträglich den Inhalt eines bestehenden Memos ändern. Mit der Schaltfläche Memo schreiben können Sie die vorgenommenen Änderungen speichern.

Tabellendokument Memo Report.ptb

Details zum Standarddokument finden Sie unter Memo Report.

Dokument Memo (*.pme)

Im Memo-Dokument können Sie die vorhandenen Memos bearbeiten, drucken oder neue Memos erstellen. Sie öffnen das Dokument Memo.pme im Dokumentbaum im Ordner Workflow.

Das Memo-Dokument besteht aus zwei Teilen. Im oberen Teil werden die vorhandenen Memos mit ihren Stammdaten angezeigt. Im unteren Teil kann der Memotext überarbeitet und ergänzt werden. In diesem zweiten Bereich ist auch das Einfügen von Formatierungen und Grafiken möglich.

Mit der rechten Maustaste steht Ihnen ein Kontextmenü mit folgenden Optionen zur Auswahl:

• Hinzufügen: Ermöglicht das Hinzufügen eines neuen Memos.
• Löschen: Mit diesem Menüpunkt wird das markierte Memo gelöscht (genauso mit der ENTF Taste).
• Betreff ändern: Hiermit können Sie den Betreff beliebig verändern.
• Strukturelement: Um ein bestehendes Strukturelement zu verändern, klicken Sie das Strukturelement an; der Haken davor verschwindet. Durch erneutes Anklicken wird ein Fenster zur Auswahl des Strukturelementes sichtbar. Wählen Sie das neue Strukturelement aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl.
• Zeitelement: Verfahren Sie mit der Auswahl des Zeitelements wie bei der Auswahl der Strukturelemente.
• Feldbezug: Verfahren Sie mit der Auswahl des Feldbezugs wie bei der Auswahl der Strukturelemente.
• Filter: Wenn mehrere Memos zu einem Dataset erfasst wurden, kann man dadurch Gemeinsamkeiten des Memos (Betreff, Benutzer, Bearbeitung, Strukturelement, Zeitelement und Feldbezug) filtern.
• Filter aufheben: Löscht die gesetzten Filteroptionen und zeigt alle vorhandenen Memos des Datasets an.

Drucken von Memos

Memos können auch einzeln oder in Gruppen gedruckt werden. Der Ausdruck erfolgt über den Befehl Datei/Drucken. Der Druckbefehl bezieht sich immer auf die gerade in der Memoliste im oberen Teil des Dokumentes markierten Memos.

Mittels des Memokopfes können Sie die Memos für den Ausdruck formatieren. Die Gestaltung des Memokopfes erfolgt in einem RTF-Editor wie z.B. Microsoft Word oder Microsoft Wordpad. Dazu öffnen Sie die Datei „Memoheader.rtf“, die Sie direkt im professional planner-Verzeichnis finden. Nun können Sie die vorgeschlagenen Schlüsselwörter (Position, Format) Ihren eigenen Vorstellungen nach anpassen sowie spezielle Zusatztexte einfügen.

Erklärung und Bedeutung der Schlüsselwörter aus Memoheader.rtf:

M_USER	Ersteller
M_SUBJECT	Betreff
M_BUDGET	Budgetname
M_CREATED	Erstellt
M_LASTEDIT	Letzte Bearbeitung
M_ORG	Strukturelement
M_TIME	Zeitelement
M_FUNC	Funktionselement

Es ist nicht möglich, eigene Schlüsselwörter im Dokument zu verwenden, jedoch kann man bestehende löschen. Damit Sie nun Ihren selbst gestalteten Memokopf einbinden können, müssen Sie dieses Dokument in das professional planner-Verzeichnis im Rich Text Format (Dateiendung .rtf) speichern. Dadurch wird eine Verbindung zwischen dem Dokument und professional planner aufgebaut.

Wenn Sie in der Memoliste mehrere Memos markiert haben, werden diese Memos direkt hintereinander auf denselben Blättern ausgedruckt. Die Formatierung eines Folgememos unterscheidet sich vom ersten Memo, das in der Regel eine Gesamtüberschrift enthält. Für diese Folgememos ist die Formatierungsdatei „Memoheadershort.rtf“ zuständig. Die Anpassung erfolgt wie bei „Memoheader.rtf“.

Wenn Sie sich nun das Memo mit Ihren persönlichen Formaten ansehen wollen, öffnen Sie das Memo-Dokument. Unter Datei/Seitenansicht wird Ihr Memo mit Ihrem persönlichen Memokopf angezeigt. Über die Menüauswahl Datei/Drucken können Sie die ausgewählten Memos drucken.

Filtern von Memos

Mit dem Befehl Filter im Kontextmenü öffnet sich der Dialog Memofilter, in dem Sie folgende Optionen auswählen können:

• Strukturelement: Hier wählen Sie das Strukturelement aus, nach dem Sie filtern möchten. Benutzen Sie die Schaltfläche X um die Auswahl aufzuheben.
• Zeitelement: Hier wählen Sie das Zeitelement aus, nach dem Sie filtern möchten. Benutzen Sie die Schaltfläche X um die Auswahl aufzuheben.
• Feldbezug: Hier wählen Sie den Feldbezug aus, nach dem Sie filtern möchten. Benutzen Sie die Schaltfläche X um die Auswahl aufzuheben.
• Betreff: Hier geben Sie den Betreff ein, nach dem Sie filtern möchten.
• Benutzer: Hier geben Sie den Benutzer ein, nach dem Sie filtern möchten.
• Bearbeitet: Grenzen Sie hier den Zeitraum der Bearbeitung mit Datum und Uhrzeit ein.

Für die Filteroption Betreff und Benutzer können Sie auch Platzhalterzeichen (z.B. Pers%) verwenden.

Über den Menüpunkt Datei/Neu können Sie eigene Memo-Dokumente anlegen, die die oben beschriebenen Funktionen bereitstellen. In diesen Dokumenten können Sie nach Wunsch Filter festlegen und abspeichern. Dadurch können Sie schnell und einfach auf einen Satz von vorgefertigten Memofiltern zurückgreifen.

Abfragen auf Memos

Die Abfrageergebnisse von Memo-Feldbezügen sind immer read-only, d.h. eine Eingabe ist nicht möglich. Beispiele zu Abfragen auf Memos finden Sie hier.

Siehe auch

• Symbolleiste Memo
• Memo Report