PP Zusatzfelder
| Versionsinfo zum Artikel | |
|---|---|
| Gültig ab Version | 2008 |
| Gültig bis Version | Gültig für die aktuelle Version |
| Letzte Änderung | 04/2017 |
Um Zusatzinformationen wie z.B. statistische Werte oder sonstige Informationen speichern zu können, können Sie in Ihrer BCL Zusatzfelder anlegen.
Es gibt zwei Möglichkeiten, Zusatzinformationen in einem Dataset anzulegen:
- Assistent für Zusatzfelder
- Anlage von Stammdaten im Dataset und in der Struktur
Assistent für Zusatzfelder[Bearbeiten]
Mit Hilfe dieses Assistenten können Sie zu jedem Element zusätzliche Feldbezüge definieren. Dadurch sind Sie in der Lage, Werte in Ihrem Dataset zu speichern und diese in Auswertungen, d.h. in selbstgebauten Dokumenten, einzubauen. Damit können Sie besondere, unternehmensspezifische Kennzahlen berechnen. Um auf den Zusatzfeldbezügen Werte eingeben zu können, muss man ein eigenes Dokument bauen.
Vorgehensweise zum Anlegen von PP-Zusatzfeldern[Bearbeiten]
Sie können den Manager zur Anlage von Zusatzfeldbezügen entweder über den Monitor unter Toolbox - Tools - Zusatzfeldbezugsmanager oder über den Dokumentbaum unter Toolbox - 12. Zusatzfeldbezugsmanager aufrufen. Mit dem Aufruf erscheint der Dialog Assistent für Zusatzfelder. Beachten Sie bitte, dass nur Benutzer, die Teil der Gruppe OLCAPAdministrators sind, Rechte haben, den Zusatzfeldbezugsmanager zu nutzen.
1. Wählen Sie im ersten Schritt über das Drop-Down-Feld den Server aus, auf dem die zu bearbeitende BCL zu finden ist. 
2. Anschließend werden in einem weiteren Drop-Down-Feld alle verfügbaren BCLs des gewählten Servers gelistet. Wählen Sie hier die BCL aus, die Sie bearbeiten möchten. 
3. Nun wählen sie im linken Bereich des Dialoges das gewünschte Modul aus. Hier bestimmen Sie, für welches Strukturelement der angelegte Zusatzfeldbezug gültig ist. Sie sehen hier auch die Anzahl der vorhandenen Zusatzfeldbezüge auf dem Modul und im rechten Bereich des Dialogs die bestehenden Zusatzfeldbezüge.
4. Sie haben hier die Möglichkeit, einen neuen Zusatzfeldbezug über 
ein neues Zusatzfeld anzulegen oder bestehende über 
bestehende Felder zu löschen. Bitte beachten Sie, dass der ausgewählte Feldbezug ohne weitere Rückfragen gelöscht wird.
Weiter können Sie in diesem Punkt auch bestehende Zusatzfeldbezüge bearbeiten.
Haben Sie ein Zusatzfeld angelegt, können Sie für dieses nun einen Typ und eine Bezeichnung festlegen. Der Name wird dann automatisch festgelegt aus der Bezeichnung + Feldbezugsnummer.
Typ[Bearbeiten]
Für die Bearbeitung stehen Ihnen 8 verschiedene Typen zur Verfügung:
Menge: Die Werte der untersten Zeiteinheit werden in die nächsthöhere addiert. Beispiel FB0. Summierung der Monate auf den Quartalen und Summierung der Quartale auf den Jahren.
Bestandswert: Dieser Wert zeigt immer den letzten Wert der letzten Periode. Zusätzlich wird hier der Feldbezug Auf/Abbau angelegt, hier können Sie die Veränderungen des Feldbezuges in den Perioden sehen. Beispiel: FB700 Endbestand Anlagevermögen.
Währung: Die Werte der untersten Zeiteinheit werden in die nächsthöhere addiert und können in Währung dargestellt werden. Beispiel: FB101 Nettoerlöse.
Durchschnitt: Die Werte auf Elementen und Perioden auf unterster Ebene werden mit einem Mittelwert auf die darüber liegenden Elemente hochgerechnet. Beispiel FB3 Preis.
Preis: Die Durchschnittswerte der untersten Zeiteinheit werden in die nächsthöheren geschrieben. Der Feldbezug kann auch in Währungen dargestellt werden. Beispiel FB3 Preis.
Durchschnitt (Periode): Die Durchschnittswerte der untersten Zeiteinheit werde in die nächsthöheren geschrieben.
Währung Periodendurchschnitt: Funktioniert wie der Periodendurchschnitt, kann aber zusätzlich auch in Währungen dargestellt werden.
Kostengruppe: Dieser Typ ist nur unter dem Modul Kostengruppe verfügbar. Hier können Sie eigene Kostengruppen zusätzlich zu den bereits vorhandenen erstellen. Dieser Typ wird immer in Paaren angelegt, und fortlaufend nummeriert.
Die Feldbezüge selbst sind voneinander unabhängig. Sie können für beide Kostengruppen einen eigene Bezeichnung wählen.
Der Name setzt sich hier aus "Bezeichnung" + "Kostengruppennummer"+"Feldbezugsnumer" zusammen.
Die Zuordnung der Kostengruppen erfolgt wie gewohnt über die Einstellungen.
Hinzurechnungen/Kürzungen: Mit diesem Typ können Sie einfache Berechnungen in Ihr System integrieren, wobei Sie auf vorhandene Feldbezüge als Berechnungsbasis zugreifen und damit, Mengen, Prozente aber auch absolute Werte addieren und subtrahieren können. Die genaue Berechnungslogik finden Sie im Artikel Hinzurechnungen/Kürzungen.
Ändert man bestehende Zusatzfeldbezüge auf den Typ Bestandswert, gehen die bereits erfassten Werte auf diesem Feldbezug verloren.
Des Weiteren besitzt der Dialog ein zweites Registerblatt, in dem Sie die Zusatzinformationen der BCL bearbeiten können. Sie können sowohl die Versionsnummer ändern, als auch eine detailliertere Beschreibung Ihrer angepassten BCL hinterlegen.
Mit der Bestätigung über die Schaltfläche Speichern werden Ihre Anpassungen der BCL übernommen und der Dialog geschlossen. Klicken Sie hingegen auf Abbrechen, so werden Sie gefragt, ob Sie die Änderungen übernehmen wollen oder nicht. Ebenso werden Sie beim Wechsel des Servers oder der BCL gefragt, ob Sie die getätigten Änderungen beibehalten möchten. Wenn Sie die Änderungen speichern, so erscheint noch ein Fenstern, in dem Sie den Namen der neuen BCL festlegen können. Die neue BCL wird dann im Ordner BCL im professional planner Standardverzeichnis des gewählten Servers abgelegt.
Sie können den Manager zur Anlage von Zusatzfeldbezügen entweder über den Monitor unter Toolbox - Tools - Zusatzfeldbezugsmanager oder über den Dokumentbaum unter Toolbox - 12. Zusatzfeldbezugsmanager aufrufen. Mit dem Aufruf erscheint der Dialog Assistent für Zusatzfelder. Beachten Sie bitte, dass nur Benutzer, die Teil der Gruppe OLCAPAdministrators sind, Rechte haben, den Zusatzfeldbezugsmanager zu nutzen.
1. Wählen Sie im ersten Schritt über das Drop-Down-Feld den Server aus, auf dem die zu bearbeitende BCL zu finden ist.
2. Anschließend werden in einem weiteren Drop-Down-Feld alle verfügbaren BCLs des gewählten Servers gelistet. Wählen Sie hier die BCL aus, die Sie bearbeiten möchten.
3. Wählen Sie nun im linken Bereich des Dialogs aus, für welches Modul Sie den Zusatzfeldbezug erzeugen möchten. Mit einem Klick auf das gewünschte Modul bestimmen Sie, für welches Strukturelement die Dateneingabe auf den Zusatzfeldbezug möglich sein soll. Bestehen auf diesem Modul bereits Zusatzfeldbezüge, so werden diese im rechten Bereich des Dialogs aufgelistet. Gleichzeitig finden Sie die Anzahl der bestehenden Zusatzfeldbezüge pro Modul dargestellt.
4. Sie haben nun die Möglichkeit, einen bestehenden Zusatzfeldbezug zu bearbeiten, zu löschen oder einen neuen Zusatzfeldbezug anzulegen.
- Zusatzfeldbezug anlegen: Mit der Auswahl des gewünschten Moduls wird am rechten Rand des Dialogs eine Schaltfläche mit einem grünen Plus aktiv. Mit der Betätigung dieser Schaltfläche wird ein neuer Zusatzfeldbezug mit diversen Standardeinstellungen auf dem gewählten Modul angelegt. Der Zusatzfeldbezug kann nun von Ihnen bearbeitet werden.
- Zusatzfeldbezug löschen: Mit der Auswahl des gewünschten Moduls bekommen Sie eine Liste der darauf bestehenden Zusatzfeldbezüge. Wählen Sie in dieser Liste den Zusatzfeldbezug, den Sie löschen möchten. Damit wird am rechten Rand des Dialogs eine Schaltfläche mit einem roten Minus aktiviert. Mit der Betätigung dieser Schaltfläche wird der markierte Zusatzfeldbezug ohne weitere Rückfrage gelöscht.
- Zusatzfeldbezug bearbeiten: Mit der Auswahl des gewünschten Moduls bekommen Sie eine Liste der darauf bestehenden Zusatzfeldbezüge. Wählen Sie in dieser Liste den Feldbezug den Sie bearbeiten möchten. Sie haben nun die Möglichkeit den Typ, den Namen und die Bezeichnung des Zusatzfeldbezugs zu ändern. Während der Name und die Bezeichnung frei gewählt werden können, stehen Ihnen fünf verschiedene Einstellungen für den Typ zur Verfügung:
- Währung: Die Werte der untersten Zeiteinheit werden in der nächsthöheren addiert. Der Feldbezug wird durch die Euro-Funktion umgerechnet. Beispiel: FB101 Nettoerlöse auf dem Element Umsatz
- Menge: Die Werte der untersten Zeiteinheit werden in der nächsthöheren addiert. Beispiel: FB0 Menge auf dem Element Umsatz
- Bestandswert: Es wird immer der letzte Wert einer Periode in der nächsthöheren angezeigt. Bei Auswahl des Typs Bestandswert wird in einer weiteren Spalte zusätzlich der zugehörige Auf/Abbau-Feldbezug angezeigt. Beispiel: FB700 Endbestand auf dem Element Anlagevermögen
- Durchschnittswert: Der Durchschnitt der Werte der untersten Zeiteinheit wird in der nächsthöheren ausgewiesen. Der Durchschnittswert gilt sowohl für die Hochrechnung über die Zeit als auch über die Struktur. Beispiel: FB3 Preis auf dem Element Umsatz
- Durchschnittswert Periode (ab Version 8.0.14): Der Durchschnitt der Werte der untersten Zeiteinheit wird in der nächsthöheren ausgewiesen. Der Durchschnittswert gilt nur für die Zeit.
- Preis: Der Durchschnitt der Werte der untersten Zeiteinheit wird in der nächsthöheren ausgewiesen. Der Feldbezug wird durch die Euro-Funktion umgerechnet. Beispiel: FB3 Preis auf dem Element Umsatz
Achtung: Wenn bestehende Zusatzfeldbezüge auf den Typ Bestandswert geändert werden, gehen am Feldbezug erfasste Werte verloren.
Des Weiteren besitzt der Dialog ein zweites Registerblatt, in dem Sie die Zusatzinformationen der BCL bearbeiten können. Sie können sowohl die Versionsnummer ändern, als auch eine detailliertere Beschreibung Ihrer angepassten BCL hinterlegen.
Mit der Bestätigung über die Schaltfläche Speichern werden Ihre Anpassungen der BCL übernommen und der Dialog geschlossen. Klicken Sie hingegen auf Abbrechen, so werden Sie gefragt, ob Sie die Änderungen übernehmen wollen oder nicht. Ebenso werden Sie beim Wechsel des Servers oder der BCL gefragt, ob Sie die getätigten Änderungen beibehalten möchten. Wenn Sie die Änderungen speichern, so erscheint noch ein Fenstern, in dem Sie den Namen der neuen BCL festlegen können. Die neue BCL wird dann im Ordner BCL im professional planner Standardverzeichnis des gewählten Servers abgelegt.
Gehen Sie zum Starten des Assistenten auf Start - Programme - Winterheller - professional planner 2008 - Tools und wählen Sie PP-Zusatzfelder (PP muss dazu nicht gestartet sein).
1. Zuerst müssen Sie Ihre zu bearbeitende BCL auswählen, in die Sie die zusätzlichen Statistikfelder einbauen wollen. Klicken Sie danach auf Weiter.
2. Im nächsten Schritt definieren Sie den Datenbereich, d.h. für welches Strukturelement die Dateneingabe ermöglicht werden soll. Mit Weiter kommen Sie in die Feldbezugsdefinition.
3. Hier vergeben Sie eine Bezeichnung für Ihr Statistikfeld. Wählen Sie die gewünschte Einstellung aus dem Drop-Down-Feld und definieren Sie den neu angelegten Zusatzfeldbezug als Währung, Menge, Bestandswert, Durchschnittswert oder Preis.
- Währung: Die Werte der untersten Zeiteinheit werden in der nächsthöheren addiert. Wird durch die Euro-Funktion umgerechnet. Beispiel: Nettoerlöse (Umsatzelement)
- Menge: Die Werte der untersten Zeiteinheit werden in der nächsthöheren addiert. Beispiel: Menge (Umsatzelement)
- Bestandswert: Es wird immer der letzte Wert einer Periode in der nächsthöheren angezeigt. Beispiel: Endbestand (Bilanzkonto)
- Durchschnittswert: Der Durchschnitt der Werte der untersten Zeiteinheit wird in der nächsthöheren ausgewiesen. Der Durchschnittswert gilt sowohl für die Zeit als auch für die Struktur.
- Preis: Der Durchschnitt der Werte der untersten Zeiteinheit wird in der nächsthöheren ausgewiesen. Wird durch die Euro-Funktion umgerechnet. Beispiel: Preis (Umsatzelement)
Über die Schaltfläche Neues Zusatzfeld einfügen fügen Sie nun den neuen Statistikwert hinzu. Die Feldbezugs-IDs dienen nur Ihrer Information. Beim Erstellen der Auswertung werden all diese Feldbezüge in der Feldbezugsgruppe Statistik ausgewiesen. Klicken Sie auf Weiter.
4. Geben Sie unter Business Content Library Version den neuen Namen für Ihre BCL und das aktuelle Datum ein. Somit können Sie unter dem Feldbezug BCL Version FB32602 in einem bestehenden Dataset feststellen, mit welcher BCL das Dataset erstellt wurde. Im Bereich Zusatzinfo können Sie nun zusätzliche Informationen über die BCL speichern. Diese Information wird in dem Feldbezug BCL Information FB32603 gespeichert.
Anmerkung: Da Sie mithilfe dieses Programms die BCL-Dateien auf Ihrem professional planner Server ändern können, wird dieses Programm lediglich im Zuge der professional planner Server-Installation (Local Server oder Enterprise) auch mit installiert, weil das der einzige Rechner ist, der auf die BCL-Dateien (*.ped) direkt zugreift. Das bedeutet, dass auf einem Rechner wo nur die Clientanwendung installiert wurde, die Anwendung PP-Zusatzfelder nicht zur Verfügung steht.
Verwendung der angelegten Zusatzfelder[Bearbeiten]
Um in Ihrem bestehenden Dataset diese neu angelegten Feldbezüge verwenden zu können, müssen Sie Ihr Dataset auf die soeben erstellte BCL umstellen. Um auf den Zusatzfeldbezügen Werte eingeben zu können, muss man ein eigenes Dokument bauen.
1. Öffnen Sie ein neues Tabellendokument.
2. Gehen Sie mit rechter Maustaste in den Datenbankbezugseditor. In der Rubrik Feldbezugauswahl wurden unter Zusatzfelder Ihre selbstdefinierten Zusatzfelder angelegt.
3. Wählen Sie das gewünschte Zusatzfeld aus und fügen Sie es mit OK ins Dokument ein. Abhängig davon, in welchem Datenbereich Sie dieses angelegt haben, ist es für das jeweilige Strukturelement gültig. Nun können Sie Werte eingeben.
Anlage von Stammdaten im Dataset und in der Struktur[Bearbeiten]
Zusätzlich zu den PP-Zusatzfeldern, die Sie selbst anlegen können, steht Ihnen eine eigene Gruppe Zusatzfelder zur Verfügung. Eine Liste dieser Zusatzfelder finden Sie in der Feldbezugsgruppe Zusatzfelder.
Zusatzfelder können Informationen und Erläuterungen zu den Daten im Dataset enthalten. Im Gegensatz dazu werden auf Zusatzfeldbezügen, die einer BCL hinzugefügt werden, Daten erfasst, die nicht in die Planung einfließen, aber z.B. für die Berechnung von Kennzahlen verwendet werden.
Die Feldbezüge der unterschiedlichen Gruppen können natürlich beliebig miteinander kombiniert werden. Diese Feldbezüge können im Dokumentebau genauso verwendet werden wie alle anderen Feldbezüge. Dabei ist zu beachten, dass Sie in der SetDat-Formel einen Zusatzparameter definieren müssen:
Zusatzfelder Dataset[Bearbeiten]
Diese Feldbezüge dienen der Erfassung von Informationen, die für das gesamte Dataset gültig sind. Damit die Informationen in einem Tabellendokument verfügbar sind, können die Zusatzfelder mit Hilfe einer Abfrage aus dem Dataset ausgelesen werden.
Ein Beispiel für die Anlage von Zusatzfeldern finden Sie unter Beispiele zu den Zusatzfeldern.
Zusatzfelder Element[Bearbeiten]
Diese Felder dienen der Erfassung von Informationen, die für ein Element und eine Periode gültig sind. Damit die Informationen in einem Tabellendokument verfügbar sind, können die Zusatzfelder mit Hilfe einer Abfrage aus dem Dataset ausgelesen werden.
Ein Beispiel für die Anlage von Zusatzfeldern finden Sie unter Beispiele zu den Zusatzfeldern.
