Professional planner Collector

• Bis professional planner 2011

Mit professional planner Collector können Tabellendokumente ohne Verbindung zu einem Datenbanksystem geöffnet und deren Daten bearbeitet werden. Geänderte Daten können dann wieder per E-Mail zurückgesendet werden. Zusätzlich wird der Export und die Weiterbearbeitung in Microsoft Excel sowie der Export nach HTML unterstützt.

Im Rahmen eines Planungszyklus werden Dokumente z.B. per E-Mail an die Planenden in den unterschiedlichen Unternehmensstandorten verteilt. Dort werden die Plandaten erfasst und an die Zentrale zurückgesendet. Die Verarbeitung der Daten am PP-Server kann automatisiert erfolgen. Alternativ ist auch die Überprüfung der Daten durch den zuständigen Controller möglich. Er kann die Daten auf Knopfdruck für die Verarbeitung am Server freigeben. Nach der Installation ist nur die Eingabe des Benutzerkontos und einer E-Mail-Adresse für die automatische Benachrichtigung notwendig. Der Collector wird auf Basis eines Lizenzvertrages zur Verfügung gestellt. Für den Bau und die Veränderung von Dokumenten sind lizenzierte Versionen von professional planner erforderlich.

Installation

Damit Sie den Collector korrekt auf Ihrem Rechner installieren können, müssen folgende Voraussetzungen gegeben sein:

• Beachten Sie, dass keine andere Version von PP auf Ihrem Rechner installiert sein darf.
• Die Systemvoraussetzungen für den Collector finden Sie hier.

professional planner 2008-CD

Um die Installation von der professional planner 2008-CD durchzuführen, legen Sie die CD in Ihr Laufwerk ein. Sollte der Installationsassistent nicht automatisch starten, gehen Sie in den Windows Explorer, klicken Sie auf das CD/DVD-Laufwerk und starten Sie die Datei index.hta. Auf der linken Seite finden Sie das Installationsmenü. Klicken Sie auf "Collector" und folgen Sie den Anweisungen am Bildschirm.

Download Center

Sie können den Collector auch von unserem Download Center installieren. Öffnen Sie dazu den Internet Explorer oder einen anderen Internet-Browser und gehen Sie in unser Download Center

Klicken Sie auf die Schaltfläche Professional Line und geben Sie Ihre Seriennummer ein. Nach dem Downloaden der Datei setup.exe, starten Sie die Datei mit einem Doppelklick. Nun wird der Collector automatisch installiert.

Einstellungen

Um die Einstellungen für die Rücksendung zu treffen, öffnen Sie das Programm aus der Programmgruppe (Start\Programme\Winterheller\professional planner 2008\Professional Collector 2008). Öffnen Sie die Optionen aus dem Menü Datei.

• Benutzername: Das Benutzerkonto, mit dem sich der Anwender am PP-Server anmeldet, um die geänderten Daten zu verarbeiten; z.B. myDomain\User1.

• Passwort: Das Passwort für das Benutzerkonto, mit dem die Daten versendet werden.

• Passwort für die Serververarbeitung verwenden: Wenn Sie die Option aktivieren, werden der Benutzername und das Passwort automatisch bei der Rücksendung von Daten verwendet. Ist die Option deaktiviert, wird vor der Rücksendung ein Fenster angezeigt, in das die Informationen eingegeben werden können.

• E-Mail-Adresse für die Verarbeitungsbestätigung: Hier können Sie eine E-Mail-Adresse festlegen, an welche die automatische Benachrichtigung gesendet wird, wenn die geänderten Daten vom Server verarbeitet werden.

Tabellendokumente vorbereiten

Der Collector ist ein Offline-System. Zum Unterschied zum PP Reader können Sie in den Tabellendokumenten auch Daten erfassen und an den verantwortlichen Controller zurücksenden. Die Eigenschaft als Offline-System und die Möglichkeit Daten zu erfassen und zurückzusenden setzt verschiedene Einstellungen im Tabellendokument voraus.

Grundeinstellungen

Während für die Benutzung von Dokumenten im PP Reader keine besonderen Vorbereitungen nötig sind, können für den Collector eine ganze Reihe von Einstellungen getroffen werden. Die Grundeinstellungen werden im Dialog Optionen vorgenommen (Extras/Optionen/Collector).

• Benutzername und Passwort: Diese Felder sind nur im Zusammenhang mit dem Berechtigungssystem von PP von Bedeutung.

• E-Mail-Adresse für die Verarbeitungsbestätigung: Nach der Verarbeitung der Collector-Daten kann von PP eine automatisch generierte E-Mail-Benachrichtigung über die korrekte Verarbeitung versendet werden. Die dafür notwendige Adresse wird hier eingetragen.

• E-Mail-Adresse für die Datenrücksendung: Auf die hier angegebene E-Mail-Adresse wird das Dokument vom Collector aus zurückgeschickt, wenn der Anwender die dafür vorgesehene automatische Funktion zum Versenden nutzt. Bei Verwendung eines lokalen Systems von PP wird es sich dabei jeweils um den zuständigen Planungsverantwortlichen handeln, der die Daten tatsächlich in das Dataset übernimmt.

• Datenrücksendung als Tabellendokument: Diese Option sollte immer aktiviert werden, wenn die zurückgesendeten Daten vom Planungsverantwortlichen vor der Verarbeitung noch überprüft werden sollen. Das wird bei Verwendung eines lokalen Systems von PP in der Regel der Fall sein.

Die Grundeinstellungen gelten standardmäßig für alle Dokumente, die an andere Benutzer weitergegeben werden. Spezielle Einstellungen für die Dokumentrücksendung können zusätzlich in den Dokument-Eigenschaften (Datei/Eigenschaften/Collector) getroffen werden. Die Grundeinstellungen werden dabei übersteuert.

PP kann auch selbst als Collector-System benutzt werden. Voraussetzung dafür ist, dass der Collector-Modus des Dokuments aktiviert ist. Sie finden alle notwendigen Funktionen in der Collector-Leiste. Bei Verwendung von PP-Online-Systemen muss der Collector-Modus gezielt aktiviert werden. Wenn ein Dokument im Collector bearbeitet wird, dann ist der Collector-Modus automatisch aktiviert.

Einstellungen im Tabellendokument

Grundsätzlich können Sie beliebige Dokumente an einen Collector versenden. Besonders für Dokumente, mit denen Daten gesammelt werden, sollten Sie folgende Punkte beachten:

• Die Dokumente müssen auf das entsprechende Strukturelement und die entsprechende Zeit geschalten werden. Der Collector arbeitet offline und hat keinen Navigationsbaum zur Verfügung.

• Der Collector rechnet nicht automatisch in Struktur und Zeit. Sie sollten also Summenebenen nicht als Datenbankbezug, sondern als reine Formel definieren. Soll der Anwender im Collector beispielsweise Monatswerte erfassen, sollten Sie den Jahreswert nur als =Summe(A1:A12) definieren. Soll der Collector Aufwands-elemente unter einer Kostenstelle erfassen, sollte die Kostenstelle als Summe der Aufwandselemente definiert sein (Ausnahme: Die Werte sollen Top-down erfasst werden).

• Um im Collector eine Top-down-Eingabe zu ermöglichen, müssen Sie vor dem Versenden des Dokuments an den Collector die Top-down-Eingabe aktivieren.

• Bitte beachten Sie, dass Sie die Top-down-Eingabe mit einem Doppelklick aktivieren müssen, um die Top-down-Eingabe für mehrere Werte zu ermöglichen.

• Der Collector kann Werte kumuliert und/oder als Währung erfassen. Dazu müssen Sie die jeweilige Schaltfläche vor dem Versenden des Dokuments an den Collector aktivieren bzw. die entsprechenden fixen Einstellungen in den Datenbankbezügen treffen.

• Der Collector kann auch Werte direkt in einer Einzelabfrage oder Listenabfrage erfassen. Im Falle einer Listenabfrage muss die Einstellung „Nur lesen“ auf „Nein“ gestellt sein. Außerdem muss die Listenabfrage vor dem Versenden des Dokuments aktiviert werden.

• Bauen Sie eine Formel mit PPReaderData in das Dokument ein, um die Anzeige zu ermöglichen, in welchem Modus sich der Collector gerade befindet.

• Der Collector kann auch Werte mittels Eingabeformel erfassen.

Dokumente öffnen

Um ein Dokument im Collector zu öffnen, haben Sie verschiedene Möglichkeiten:

• Öffnen als E-Mail-Anhang
• Öffnen einer lokal gespeicherten Datei

Öffnen als E-Mail-Anhang

Wenn Sie Dokumente per E-Mail erhalten, können Sie diese direkt aus dem Anhang öffnen. Der Collector wird automatisch gestartet und das Dokument geöffnet.

Öffnen einer lokal gespeicherten Datei

Sie können die mitgeschickte Datei auch in einem lokalen Verzeichnis speichern. Im Windows Explorer führen Sie dann mit der linken Maustaste einen Doppelklick (abhängig von den Einstellungen auf Ihrem System) auf den Dateinamen aus. Der Collector wird automatisch gestartet und das Dokument geöffnet. Ist der Collector bereits gestartet, können die Dokumente mit dem entsprechenden Befehl aus dem Menü Datei oder mit einem Klick auf die Schaltfläche Öffnen in der Standardsymbolleiste geöffnet werden.

Dokumentarten

Folgende Dokumentarten können mit dem Collector geöffnet werden:

• PP-Tabellendokumente (*.ptb)
• PP-Manager (*.pba)
• HTML-Dokumente (*.htm, *.html): Wenn Sie ein HTML-Dokument aus einer E-Mail oder mit einem Doppelklick aus einem Verzeichnis öffnen, wird es standardmäßig mit dem Internet Explorer angezeigt.

Daten in Tabellendokumenten bearbeiten

Der Collector bietet die Möglichkeit, Daten in den Dokumenten zu erfassen. Für die Dateneingabe stehen verschiedene Techniken zur Verfügung. Zusätzlich können Sie in den Dokumenten die Anzeige zwischen den Originaldaten und den von Ihnen bearbeiteten Werten hin- und herschalten. Geänderte Daten werden in blauer Schriftfarbe dargestellt. Beim Wechsel der Datenansicht zu den Originaldaten werden diese in grüner Schriftfarbe angezeigt. In Tabellendokumenten können Sie den Inhalt jeder Zelle ändern, unabhängig davon, ob es sich um Beschriftungen, Berechnungen oder Feldbezüge handelt. Änderungen, die Zellen mit Feldbezügen betreffen, können in das Dataset zurückgeschrieben werden. Voraussetzung ist, dass auf dem Feldbezug grundsätzlich eine Eingabe möglich ist.

• Eingabe von Einzelwerten in Zellen
• Eingabe mit der Rechenleiste
• Kopieren – Einfügen
• Berechnungen in Zellen (Formeln)
• Datenansicht umschalten

Eingabe von Einzelwerten

Sie können Einzelwerte ändern, indem Sie eine Zelle markieren und den Wert überschreiben.

Eingabe mit der Rechenleiste

Um die Werte für mehrere Zellen zu erfassen, können Sie in dem Dokument einen Bereich markieren und die Daten mit Hilfe der Rechenleiste ändern. Mit Hilfe dieser Funktion können in einem Arbeitsschritt z.B. die Umsatzzahlen mehrerer Elemente um einen bestimmten Faktor verändert werden. Dazu wird der Veränderungsfaktor in das Eingabefeld rechts von den Rechenfunktionen eingetippt und die zu veränderten Zellen werden in der Tabelle markiert. Durch Klicken auf die jeweiligen Tasten werden die Ursprungswerte entsprechend der gewählten Rechenfunktion (Addition, Subtraktion, Multiplikation, Division) umgerechnet bzw. ersetzt (=).

Kopieren und Einfügen

Mit den Befehlen Kopieren und Einfügen werden der Inhalt und die Formatierung des markierten Bereichs übertragen. Mit dieser Funktion können vorhandene Dokumente erweitert werden. Wenn Sie im Collector Daten verändern, werden die Ergebnisse nicht automatisch aktualisiert, da das Programm im Offline-Modus arbeitet, d.h. dass keine Verbindung zur Datenbank besteht.

Formeln

Damit Sie das Ergebnis Ihrer Eingaben kontrollieren können, besteht die Möglichkeit, in dem Tabellendokument Formeln ähnlich wie in Microsoft Excel einzufügen. Bei umfangreicheren Berechnungen empfiehlt es sich, die Eingabeleiste einzublenden.

Datenansicht umschalten

Wenn Sie Daten in einem Tabellendokument ändern, werden diese in blauer Schriftfarbe angezeigt. Mit der Schaltfläche Datenansicht umschalten können Sie die Originaldaten wieder anzeigen lassen. Zur besseren Übersichtlichkeit werden die Originaldaten in grüner Schriftfarbe angezeigt.

Daten zurücksenden

Im Collector können Sie Plan- und Ist-Daten in den Tabellendokumenten erfassen. Die geänderten Daten werden per E-Mail an einen professional planner 2008-Server oder an den Versender zurückgeschickt und dort in das Dataset eingelesen.

Rücksendung als Datenpaket

Nachdem Sie die Daten im Dokument geändert haben, klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Daten versenden. Es wird eine neue E-Mail mit dem Datenpaket (*.prd) als Anhang erzeugt. Das Dateiformat *.prd kann automatisiert verarbeitet, und die Daten können in das Dataset eingelesen werden. Wenn Sie in den Optionen das Kontrollkästchen „Passwort für die Serververarbeitung verwenden“ angehakt haben, werden der Benutzername und das Passwort, die hier eingetragen sind, automatisch für den Versand verwendet. Anderenfalls wird vor dem Öffnen der E-Mail ein Login-Fenster eingeblendet, in das Sie die Anmeldeinformationen eintragen können.

• Beim Versenden von Collector-Dokumenten kann der verantwortliche Controller festlegen, dass die Rücksendung der geänderten Daten immer als Tabellendokument erfolgen soll. Dies erfolgt durch Aktivieren der Option Datenrücksendung als Tabellendokument in den Optionen von professional planner 2008.

Rücksendung als Tabellendokument

Werden die Daten als Tabellendokument im Format *.ptb an den Versender zurückgeschickt, hat dieser die Möglichkeit, die geänderten Werte vor der Verarbeitung zu überprüfen und er kann sie dann manuell in das Dataset einlesen. Der verantwortliche Controller legt bereits beim Versand der Originaldaten fest, ob die Rücksendung als Tabellendokument oder als Datenpaket erfolgen soll.

• Über den Befehl Datei/Senden können Sie ein bearbeitetes Dokument unabhängig von den vom Versender festgelegten Eigenschaften an einen beliebigen Adressaten weitersenden.

Drucken von Dokumenten

Sie haben im Collector die Möglichkeit, Ihre Dokumente zu drucken und die Seite der Dokumente nach Ihren Wünschen einzurichten.

Menüs und Symbolleisten

Hier finden Sie die Menüs und Symbolleisten.

Siehe auch

• Systemvoraussetzungen Client